Im Interview erzählt Thilo Bucquet (Austria Trend Hotels) über die Digitalisierung ihrer Warenwirtschaft und dem damit verbundenen Prozess.
Die Hotellerie ist eine der Branchen, die die Auswirkungen der Corona-Krise am stärksten zu spüren bekamen. Innerhalb kürzester Zeit blieben Gäste aus, Umsätze brachen ein und Hoteliers standen vor einer existenziellen Krise. Um die Herausforderungen der letzten Monate zu bewältigen und für die Zukunft gerüstet zu sein, mussten viele umdenken. Es mussten neue Business-Konzepte erarbeitet werden, Gastfreundlichkeit in Zeiten von Abstandhalten neu definiert werden. Um zudem die Effizienz nicht nur in Krisenzeiten, sondern auch in Zukunft zu steigern, müssen einige Prozesse neu gedacht und optimiert werden. Durch die Implementierung eines digitalen Warenwirtschaftssystems können Hoteliers und Gastronomen nicht nur ihre Effizienz steigern, sondern sich endlich wieder voll und ganz auf ihr Core-Business und eine stabile Zukunft konzentrieren.
Bei der Verkehrsbüro Group, die unter der Marke Austria Trendhotels eine Hotelgruppe mit Fokus auf Vier-Sterne-Stadthotellerie betreibt, setzt man für die Digitalisierung der gesamten Warenwirtschaft und Beschaffung auf FoodNotify.
Wie die Zusammenarbeit funktioniert und wie Hoteliers und Gastronomen ihre Arbeit mit Hilfe der Digitalisierung zukunftsfit gestalten können, erzählt Thilo Bucquet, Leiter Konzern Services bei der Verkehrsbüro Group, in unserem Interview.
Ich finde die Zusammenarbeit mit FoodNotify sehr unkompliziert und angenehm. Wir haben einen Partner gefunden, der unsere Anforderungen und Bedürfnisse erkennt und auf einen reichen Erfahrungsschatz durch unterschiedlichste Kunden im Gastrobereich verweisen kann. Wir schätzen auch die „Coaching-Komponente“ sehr, FoodNotify weist uns oftmals darauf hin, worauf wir achten können.
Wir haben über 200 Lieferanten im Bereich F&B, verteilt über ganz Österreich. Überspitzt formuliert heißt das: Bestellungen, Analysen, Auswertungen und Abrechnungen erfolgen auf 200 verschiedenen Plattformen, in 200 verschiedenen Formaten und mit 200 Anbietern, die alle unterschiedlich ihre Daten pflegen. Für einen Konzern wie unseren ist das nicht zukunftsfähig!
Jetzt habe ich eine Plattform, auf der ich meinen Warenkorb standardisiert ablegen kann und nur noch die Mengen anpassen muss. Ich kann Standard Lieferanten, Standard Produkte, Standard Konditionen und Rezepte abbilden. Das beschleunigt und erleichtert die Arbeit für die MitarbeiterInnen im Daily Business enorm. Für uns im Hintergrund, die die Geschäftssteuerung im Blick haben, heißt das, dass wir das Mengenvolumen pro Lieferanten sehen können. Wir können es auch nutzen, um unser Einkaufsverhalten zu steuern und zu sehen, ob gewisse Mengen überschritten werden oder ob wir vielleicht drei verschiedene Lieferanten mit ähnlichen Produkten haben und diese vielleicht bündeln können und uns dadurch einen Einkaufsvorteil sichern können.
Die Möglichkeit sich dort seinen standardisierten Warenkorb anzulegen. Aber auch die Statistiken zum Einkaufsverhalten – was kaufe ich am Meisten ein, zu welchem Preis, bei wem, das hilft in der Produktauswahl. Das hilft uns aber auch, zu identifizieren, welche Produkte außerhalb unseres vordefinierten Warenkorbs gekauft werden, sodass wir diese vielleicht nachverhandeln oder dazu nehmen. Wir erhalten so eine Transparenz über das Einkaufsverhalten. Das ist das Schöne, wir kaufen immer noch bei 200 Lieferanten ein aber haben das Gefühl, alles aus einer Hand zu bekommen.
Das nächste, was wir momentan versuchen, ist die Möglichkeit der digitalen Warenannahme zu nutzen, um den Warenerhalt digital bestätigen zu können. Das würde eine Menge Arbeit sparen und auch das Fehlerpotenzial ausklammern.
Was wir uns wünschen, ist definitiv der Bereich NonFood für die Hotellerie.
Aber auch die Möglichkeit, über Lieferantenprofile Bewertungen einzusehen und abzugeben – das ist immer eine gute Orientierungshilfe.
Über das Profil könnten Lieferanten auch ihre Ökobilanz abbilden. Das Thema CO2-Fußabdruck ist wichtig – Maßnahmen zur Verbesserung der Nachhaltigkeit werden uns künftig noch viel mehr beschäftigen, das verlangen unsere Kunden von uns und das werden wir auch von unseren Lieferanten einfordern.
Ganz klar, weg von dem Papier. Bei der Rechnung ist der typische Prozess so: Die Rechnung geht vom Lieferanten zum Hotel, dort liegt sie erstmal lange, bevor sie jemand abzeichnet, dann kommt sie per Post zu uns in die Zentrale und dann wird sie hier verarbeitet. Der gesamte Prozess ist noch langsam, unübersichtlich und zum Teil mit doppelter Arbeit verbunden. Hoteliers sollen ein Hotel gut führen und sich intensiv um ihre Gäste und die Kundenzufriedenheit kümmern, das ist ihr Kerngeschäft! Die Prozesse im Hintergrund dürfen sie nicht behindern, hier können wir durch die Digitalisierung viel verbessern.
Jeder spricht von Digitalisierung. Teilweise sieht man schon, dass man versucht hat, zu digitalisieren, indem man Papier in PDF umgewandelt hat, das nachher trotzdem gedruckt wird, damit es jemand abzeichnet und ich glaube, das ist die Digitalisierung, die wir nicht wollen. Für uns geht Digitalisierung viel weiter!
Wir müssen bei unseren MitarbeiterInnen überdenken, was wir eigentlich in ihre Profilanforderungen schreiben. Der Buchhalter von heute ist nicht mehr der Buchhalter, der in den 80ern sein Diplom gemacht hat. Mittlerweile muss ein Buchhalter sehr IT-affin sein, muss wissen wie er Uploads durchführt oder Consistency Checks macht. Heute wird mehr als das er nur am richtigen Konto bucht, erwartet.
Wir wachsen alle in die heutige, digitale Zeit hinein und hinterfragen zurecht Prozesse und Systeme, die veraltet sind. Die aktuelle Lage erfordert tatsächlich, dass wir alle umdenken, wie wir unsere Arbeit zukunftsfit gestalten. Für die Austria Trend Hotels bedeutet die Digitalisierung unter anderem mehr Übersicht, bessere Steuerung, Harmonisierung, Bündelung.
Thilo Bucquet, Leiter Konzern Services, Verkehrsbüro Group
In Österreich ist man sehr stolz auf seine Traditionen und auf alle gewachsenen Prozesse. Das limitiert zum Teil die Bereitschaft, Veränderungen anzunehmen. Sie wird gerne als eine Gefahr wahrgenommen, als etwas was die Komfortzone zerstört. Oft kommt auch die Frage „es hat bisher funktioniert, warum soll man es ändern?“. Oder man ist aus Prinzip dagegen, weil es anders ist. Aber Digitalisierung in der Hotellerie heißt nicht, dass Traditionen verloren gehen.
Für das Change Management heißt das, dass man zwar Prozesse verändern, MitarbeiterInnen umschulen, und vieles mehr kann, aber die MitarbeiterInnen wirklich dazu zu bringen, eine Bereitschaft zu entwickeln, Veränderungen anzunehmen, das ist ein Mindset und eine Attitude, das geht nur mit einer großen Energie und einer großen Investition ins Change Management.
Da muss man auch den Vorteil für jede/n einzelne/n MitarbeiterIn herausarbeiten und auch zeigen, was ihr/ihm das persönlich bringt und wie sich das in ein Gesamtbild einfügt, das wir auch als Firma haben wollen.
Ich glaube, bevor man anfängt, wild zu verändern, muss man erst die Leute mit an Bord holen. Das ist der entscheidende Change-Moment, wenn die Leute dann mitwirken und sagen können „wir haben das selbst gemeinsam verändert“.
Es war für mich erfreulich festzustellen, dass man schon einige erste Schritte in diese Richtung gemacht hat, gerade mit FoodNotify in der Hotellerie. Die Kolleginnen und Kollegen erkennen, dass sie damit ein Instrument in der Hand halten werden, das ihnen wirklich hilft das Geschäft zu führen. Das Verständnis und die Bereitschaft, Veränderung anzunehmen, ist wirklich ausgeprägt.
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Kontaktloses Check-In und Check-Out oder digitale Rechnungen sind hier wünschenswerte Entwicklungen. Diese neue Normalität, die sich im Moment etabliert, die müssen wir in unserem Alltag wiedergeben und da ist die Digitalisierung natürlich ein Vorteil. Sie ermöglicht es mir zum Beispiel von zuhause aus zu arbeiten und meine Geschäfte digital zu erledigen und da sind Plattformen wie FoodNotify natürlich von Vorteil.
Das was aber richtige Gastfreundschaft ausmacht, spürt man nicht, weil das Zimmer sauber ist oder mit einer digitalen Rechnung, sondern im Umgang mit dem Menschen, in der herzlichen Begrüßung und der zuvorkommenden Behandlung – und das können unsere Leute, weil sie es einfach gerne machen.
Das Interview wurde mit Thilo Bucquet geführt. Wir bedanken uns für das Gespräch.
Leiter Konzern Services der Verkehrsbüro Group
Thilo Bucquet (47) hat mit 1. Dezember 2019 die neu geschaffene Position Leiter Konzern Services bei der Verkehrsbüro Group übernommen. In seiner Funktion verantwortet der gebürtige Franzose und ausgewiesene Experte im Bereich Service-Management den gesamten Bereich „Partner Services“ in der neuen Organisationsform der Verkehrsbüro Group. Umfangreiches Know-how sammelte der studierte Betriebswirt (Schwerpunkt Controlling und Unternehmensführung) in den letzten Jahren in leitenden Positionen bei der Firma KONE. Zuletzt als Managing Director KONE Shared Services Bratislava. In seiner Freizeit entspannt der Vater einer Tochter am besten mit seiner Familie oder beim Skifahren und Snowboarden.
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