Ob kleine Imbissbude oder renommiertes 5-Sterne-Restaurant – eine effiziente Warenwirtschaft ist für jeden Gastronomiebetrieb von entscheidender Bedeutung.
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie für einen reibungslosen Beschaffungsprozess in Ihrem Betrieb sorgen und so Ihren Unternehmenserfolg langfristig sichern.
Der Beschaffungsprozess ist eine komplexe und wichtige Aufgabe in jeder Gastronomie mit dem Ziel, einen optimalen Lagerbestand zu halten. Dadurch wird sichergestellt, dass nur die Waren bestellt werden, die benötigt werden, und dass Überbestellungen und unnötige Kosten vermieden werden.
Kurz gesagt: Der Beschaffungsprozess umfasst alle Prozesse, die sich mit strategischen Entscheidungen und der Beschaffung von Gütern befassen.
Die Herausforderung für Gastronomen besteht also darin, dafür zu sorgen, dass die richtige Ware zur richtigen Zeit, in der richtigen Menge, in der richtigen Qualität und zum richtigen Preis eintrifft.
Bevor Sie Waren bestellen, sollten Sie sich fragen, wie hoch der Bedarf in Ihrem Unternehmen tatsächlich ist. Die Bedarfsermittlung legt den Grundstein für eine reibungslose Warenwirtschaft und hilft Ihnen, Engpässe und Überbestände zu vermeiden.
Hier finden Sie vier effektive Methoden, um den Bedarf in Ihrem Betrieb optimal zu ermitteln:
Analysieren Sie Ihre Speisekarte und Verkaufszahlen
Werfen Sie zunächst einen genauen Blick auf Ihre Speisekarte und die Verkaufszahlen. Identifizieren Sie welche Gerichte besonders beliebt sind und welche Zutaten regelmäßig benötigt werden. Überlegen Sie auch, welche Trends zu Umsatzspitzen und -einbrüchen geführt haben.
So können Sie Ihren Bedarf besser vorhersagen und Ihre Bestellungen entsprechend anpassen.
Berücksichtigen Sie saisonale Einflüsse
Vergessen Sie nicht, saisonale Schwankungen in Ihre Bedarfsanalyse einzubeziehen. Denken Sie zum Beispiel an die Spargelsaison im Frühjahr oder die Kürbissaison im Herbst.
So können Sie sicherstellen, dass Sie immer die richtigen Zutaten in bester Qualität zur Verfügung haben.
Binden Sie Veranstaltungen mit ein
Und natürlich müssen auch geplante Veranstaltungen in Ihre Bedarfsanalyse einbezogen werden. Stehen zum Beispiel Betriebsfeiern oder Feiertage an?
Berücksichtigen Sie solche Ereignisse in Ihrer Bedarfsanalyse, um zusätzlichen Bedarf frühzeitig zu erkennen und abzudecken.
Digitale Warenwirtschaftssysteme nutzen
Auch Digitale Warenwirtschaftssysteme unterstützen Sie dabei, den Bestand Ihres Unternehmens zu ermitteln. Mit innovativen Lösungen haben Sie den Lagerbestand in Echtzeit im Blick und wissen genau, welche Produkte Sie nachbestellen müssen.
Durch die Anbindung Ihres Kassensystems an diese Software gewährleisten Sie außerdem einen nahtlosen Übergang vom Einkauf zum Verkauf. So werden Bestellungen automatisch im System erfasst und der Lagerbestand in Ihrem Geschäft entsprechend aktualisiert.
Im zweiten Schritt ist zu überlegen, wo der ermittelte Bedarf am effektivsten gedeckt werden kann.
Vom Großhandel über Einkaufsgesellschaften bis hin zu lokalen Märkten: Verschaffen Sie sich zunächst einen umfassenden Überblick über verschiedene Lieferanten, die Ihre Qualitäts- und Bedarfsanforderungen erfüllen können.
Die Auswahl des richtigen Lieferanten ist eine der wichtigsten Entscheidungen im Beschaffungsprozess. Dabei sind neben Qualität und Quantität auch Kriterien wie Sortiment, vereinbarte Konditionen und Preisgestaltung zu berücksichtigen.
Auch hier unterstützen Sie moderne Lösungen wie digitale Bestellsysteme, mit denen Sie alle Ihre Lebensmittellieferanten zentral an einer Stelle verwalten können.
Nachdem Sie geeignete Lieferanten und Angebote ausgewählt haben, können Sie Ihre Bestellungen aufgeben.
Auch hier kommen digitale Bestellplattformen zum Einsatz. Sie ermöglichen es Ihnen, alle Ihre Bestellungen an einem Ort zu verwalten und direkt bei Ihren Lieferanten zu platzieren.
Durch zusätzliche Funktionen wie Sortimentseinschränkung und Berechtigungsvergabe stellen Sie zudem sicher, dass nur das Notwendigste bestellt wird und nur autorisierte Personen in Ihrem Betrieb Bestellungen aufgeben können. So wird der Bestellprozess standortübergreifend standardisiert und Fehlbestellungen, leere Regale und Lebensmittelabfälle reduziert.
Führen Sie außerdem standardisierte Verfahren und Richtlinien für Ihren Bestellprozess ein. Zum Beispiel können Sie feste Tage und genaue Anweisungen festlegen: Obst und Gemüse werden montags und mittwochs bestellt, Getränke immer donnerstags. Die Lieferung erfolgt dann nach Plan dienstags und freitags.
Nachdem Sie Ihre Bestellung aufgegeben haben und die neue Ware bei Ihnen eingetroffen ist, sollten Sie diese sorgfältig auf Vollständigkeit und Qualität überprüfen. Nur so können Sie sicherstellen, dass einwandfreie Lebensmittel in Ihre Küche gelangen und die Qualität Ihren Anforderungen entspricht.
Dokumentieren Sie beim Wareneingang genau, welche Ware wann mit welcher Ist- und Soll-Temperatur angekommen ist. Die Dokumentation ist besonders bei fehlerhaften Lieferungen wichtig, damit Sie diese sofort Ihrem Lieferanten melden und eventuelle Reklamationen geltend machen können.
Nach der Lieferung ist es wichtig, die gelieferten Lebensmittel sorgfältig zu lagern. Sorgen Sie dafür, dass gekühlte und tiefgefrorene Lebensmittel so schnell wie möglich in Kühlschränke gelangen. Außerdem ist es wichtig, dass Sie saubere von unreinen Lebensmitteln trennen.
Auch eine Inventur zu einem festgelegten Stichtag ist wichtig, um alle vorhandenen Bestände an Lebensmitteln und Getränken zu erfassen. Dadurch behalten Sie den Überblick über Ihren Warenbestand, erkennen Engpässe rechtzeitig und reduzieren Food Waste.
Nachdem Ihre Ware ordnungsgemäß eingelagert wurde, ist es an der Zeit, die erhaltenen Rechnungen genau zu prüfen. Vergleichen Sie die gelieferten Mengen und Preise mit den Bestellungen, um eventuelle Fehler oder Unstimmigkeiten aufzudecken und doppelte Rechnungen oder Fehlbeträge zu vermeiden.
Sobald Sie die Rechnungen geprüft und freigegeben haben, erfolgt die Zahlung gemäß den vereinbarten Zahlungsbedingungen. Achten Sie stets auf pünktliche Zahlungen: Denn das fördert nicht nur die guten Geschäftsbeziehungen zu Ihren Lieferanten, sondern kann Ihnen auch Skonti oder Rabatte einbringen.
Die erfolgreiche Beschaffung in der Gastronomie ist mehr als nur der Einkauf von Waren – sie ist ein strategischer Prozess, der einen reibungslosen Betriebsablauf sicherstellt.
Von der genauen Bedarfsanalyse bis hin zur Rechnungsprüfung: Jeder Schritt ist wichtig, um die Qualität der Waren zu sichern, die Kosten zu kontrollieren und die Ressourcen im Unternehmen optimal zu verwalten. Digitale Lösungen bieten hier wertvolle Unterstützung, indem sie Transparenz im gesamten Beschaffungsprozess schaffen und Abläufe optimieren.
Nur mit einem reibungslosen Einkauf können Gastronomen den Erfolg ihres Unternehmens langfristig sichern und gleichzeitig den steigenden Erwartungen ihrer Gäste gerecht werden.