Business Intelligence: Empirischer Beweis schlägt Bauchgefühl

Nehmen wir einmal an, Sie müssten eine Geschäftsstrategie verantworten, die über hunderttausende Euro Gewinn oder Verlust entscheidet. Würden Sie sich als Entscheidungsgrundlage auf Informationen verlassen, die nicht verlässlich sind? Oder auf ein Gefühl?

Im modernen digitalen Zeitalter macht die Qualität von Informationen respektive Daten immer mehr den Unterschied zwischen Daumen hoch und Daumen runter, zwischen Erfolg und Misserfolg. Vor allem große datengetriebene Unternehmen setzen deshalb schon lange auf Business Intelligence. Darunter ist ein IT-technologisches Konzept zu verstehen, das – vereinfacht gesagt – Daten in Wissen umwandelt. Zusammenhänge zwischen allen Bereichen eines Unternehmens lassen sich damit herstellen und visualisieren, somit betriebswirtschaftliche Analysen vornehmen und fundierte Entscheidungen treffen. Um Datenprozesse zu optimieren, Gewinne zu maximieren und die Wettbewerbsfähigkeit zu sichern.

Die erstmalige Verwendung des Terminus „Business Intelligence“ wird Richard Miller Devens zugeschrieben. In seinem 1865 veröffentlichten Buch Cyclopædia of Commercial and Business Anecdotes beschreibt er, wie der Bankier Sir Henry Furnese gegenüber seinen Wettbewerbern profitiert – indem er Informationen sammelt, analysiert und erfolgreich verwertet. Nach über 150 Jahren kommt diese empirische Herangehensweise nun auch in der Groß- und Konzeptgastronomie immer unmissverständlicher an.

Business Intelligence: von mehr Wissen bis Mehrwert

Bekanntermaßen sind vor allem Restaurantketten mit massiven granularen Datenaufkommen konfrontiert. Gleichzeitig werden viele ihrer Franchise-Restaurants immer noch wie eigene, autark im Orbit schwebende Planeten geführt und verwaltet – mit wenig Bewusstsein für verborgene, ungenutzte Effizienzpotentiale. Deutlich sinnvoller wären Business Intelligence-Lösungen.

Wie gesagt, Business Intelligence ist kein Gefühl. Es ist genaues Wissen zu allen betrieblichen Abläufen. Hierfür werden immer innovativere digitale Technologien eingesetzt, die etwas für uns tun, das wir selbst so niemals bewerkstelligen könnten: Sie finden, speichern, strukturieren, bereinigen, pflegen, verwalten und visualisieren Daten. Sowohl historische als auch aktuelle Daten, aus allen erdenklichen Quellen. Sogar aus solchen, die uns bisher unbekannt waren.

Es entstehen topaktuelle, stets analysierbare Informationen zu jedem Unternehmensbereich. Welche Kosten fallen für alle Restaurantstandorte im Detail an – von Einkauf über Personal bis Versicherung? Welche Einnahmen stehen dem gegenüber? Wie sieht der Cashflow jedes einzelnen Restaurants aus? Was macht die Servicequalität, Personal- und Restaurantauslastung? Wie wirken sich neue Menüs und Gästeservices auf die geschäftliche Entwicklung aus? Oder welche Auswirkungen werden Preisänderungen auf die Betriebsrentabilität haben? Diese und viele weitere Erkenntnisse machen jede Phase der Entscheidungsfindung deutlich leichter und sicherer.

So komplex die wechselseitigen Datenbeziehungen also sind, so wirkmächtig spielt Business Intelligence ihre Vorteile aus: Selbst große Restaurantnetzwerke können komplett überblickt, kontrolliert, alle Betriebe miteinander verglichen werden. Daraus lassen sich optimale Prozess- sowie Geschäftsstrategien ableiten und planen. Bei einer Zusammenarbeit, die zwischen Restaurant-Managern, Controllern und weiteren Führungskräften jetzt hocheffizient ist.

Datenmanagement: das wichtigste „To-Do“ überhaupt

Falsche Daten führen zu falschen Entscheidungen. Es kann deshalb nur besser werden – mit extrem hoher Datenqualität und der damit verbundenen Erfolgspotenzierung. Das besagt auch der BI Trend-Monitor des Marktforschungsinstituts BARC, das den absolut wichtigsten Trend von zahlreichen Entscheidern hat benennen lassen. Und der lautet: Akkurates Datenmanagement ist entscheidend für die Wettbewerbsfähigkeit vor allem großer datengetriebener Unternehmen. 

Ins gleiche digitale Horn bläst eine aktuelle Studie von Veritas Technologies – eines renommierten Datenverwaltungsunternehmens aus den USA. Über 1.500 IT-Unternehmen unter anderem in Deutschland und der Schweiz wurden befragt – was deutliche Antworten zur Folge hatte. Schlechtes Datenmanagement:

• Macht die Arbeitsprozesse vor allem durch Datensilos ineffizient
  (36% der Befragten)

• Verlangsamt die strategischen Entscheidungsprozesse
  (38% der Befragten)

• Verursacht bei den befragten Unternehmen bis zu 2 Mio. Dollar Verlust pro Jahr

Nicht gerade die besten Voraussetzungen, um in global dynamischen Märkten zu bestehen – deren Bedingungen sich ständig ändern und die ein immer rasanteres Datenwachstum zu verarbeiten sowie immer höhere Compliance-Anforderungen zu erfüllen haben. Nun bezieht sich die von mir erwähnte Studie natürlich nur auf IT-Unternehmen. Die Probleme sind aber auch auf die Groß- und Konzeptgastronomie übersetzbar.

Was also ist zu tun?
Hochqualitative Daten müssen her. Strukturierte, vollständige, exakte, konsistente Daten, die sich in so genannten Golden Records wiederfinden. Hier werden alle Informationen zu je einem einzigen Datensatz vereinheitlicht, konsolidiert und damit deutlich besser nutzbar gemacht– über alle Stammdatendomänen hinweg. Auch hat ein 3-Phasen-Konzept enormes Potential:

Phase 1) wäre die Aufbauorganisation, die die Datennutzung als Wertschöpfungsfaktor begreift. Dazu werden Nutzerrollen vergeben, die sich Data Owner, Data Steward, Data Manager und Data User nennen – und die mit jeweils speziellen Kompetenzen ausgestattet sind.

Diese werden in Phase 2) angewandt, dem Datenqualitätszyklus. Er besteht aus der Definition von Datenqualitätszielen, der Datenanalyse, der Datenbereinigung, der Datenanreicherung sowie der Datenüberwachung und -Überprüfung. Dieser Zyklus ist ein iterativer Rechenprozess, der besagt, dass Datenmanagement keine Eintagsfliege, sondern ein ständig widerkehrender Managementprozess ist, um die Qualität der Daten zu steigern und immer wieder abzusichern. 

Phase 3) wären die Technologien, die größtenteils bereits auf den Datenqualitätszyklus abgestimmt sind und viele Features für die oben genannten Benutzerrollen bieten.

Business Intelligence: weitere wichtige Prozessbausteine

Neben dem wichtigsten Element von Business Intelligence, dem Datenmanagement, gibt es weitere, sehr wichtige Prozessbausteine. Erst in Synergie mit ihnen wird das IT-Datenverarbeitungskonzept komplett und kann alle Effizienzpotentiale ausschöpfen. An dieser Stelle seien Data Integration und Co. nur kurz vorgestellt:

Self Service Business Intelligence: intuitiv und easy going

Optimierte Entscheidungswege erhöhen die Effizienz – schon was die Nutzung von Business Intelligence selbst angeht: Dank intuitiver SSBI-Tools nutzen Entscheider und Fachanwender aus Finanzabteilung, Vertrieb und Marketing diverse Business Intelligence-Lösungen ganz leicht selbst und machen sich damit weniger abhängig von Controlling und IT. Behilflich sind ihnen dabei auch Dashboards, die einfache Konfigurations- und Customizing-Funktionen mit schnell erfassbarer Datenvisualisierung kombinieren. Alles in ansprechendem Design. Und als zeitgemäße Cloud-Lösung, die skalierbar und an jede Unternehmensgröße anpassbar ist – und die von beliebig vielen Mitarbeitern genutzt werden kann. Von überall aus via Smartphone und Tablet.

Business Intelligence: zwei reale Cases

Wie eingangs erwähnt, wird Business Intelligence vor allem von großen datengetriebenen Unternehmen genutzt. Diese finden sich auch in der Gastronomie- und Lebensmittelbranche, wie Ihnen zwei Beispiele verdeutlichen sollen. Beide Unternehmen nutzen Tableau als wegweisendes Business Intelligence-Tool. Aus meiner Sicht gehört es zu den besten, die es derzeit am Markt gibt – weshalb auch mein Unternehmen FoodNotify bald damit arbeiten wird. Doch nun kurz zu beiden realen Cases:

Chipotle Mexican Grill
Diese bekannte Restaurantkette hat sich ganz bewusst für Business Intelligence entschieden und nutzt sie heute sehr erfolgreich. 2.400 Standorte zählt dieser Gastronomieriese vor allem in den USA, seinem Stamm- und Heimatmarkt – und spart sich ganze 10.000 Arbeitsstunden pro Monat durch Business Intelligence-Technologien. Eine fast unglaubliche Zahl.

Diese betriebliche Hocheffizienz ist aber sehr gut nachvollziehbar. Allein schon deshalb, weil es Unmengen an Excel-Berichten bei Chipotle gar nicht mehr gibt – die enthielten heterogenste Informationen und machten die Bewertung von KPIs deutlich schwerer und zeitaufwändiger. Stattdessen arbeiten die Führungskräfte heute mit Business Intelligence-Dashboards und verstehen damit ihr Unternehmen auf Makro- und Mikroebene ganz genau.

Von jedem einzelnen Chipotle-Restaurant bis hin zum Büro des CEO ist alles exakt datenanalysiert und entsprechend visualisiert. Was sogar soweit geht, dass alle relevanten Erkenntnisse live auf Verwaltungsratssitzungen präsentiert werden können. Diese Arbeitsweise hebt die Geschäftsmetriken und damit sämtliche Entscheidungsfindungen bei Chipotle auf ein neues Level.

HelloFresh
Als ein weltweit führender Lebensmittellieferant hat HelloFresh einen gewaltigen Planungs-, Organisations- und Distributionsaufwand zu meistern. Mit Business Intelligence alle globalen Leistungsberichte digital zu zentralisieren, war da eine sehr gute Idee. Was früher aufgrund des manuellen Aufwands mehrere Stunden pro Mitarbeiter, Tag und Lieferregion dauerte, passiert heute in digitaler Hochgeschwindigkeit. So werden täglich 10 bis 20 Arbeitsstunden eingespart, was hochgerechnet auf alle bespielten Märkte eine enorme Summe ergibt.

Bei gleichzeitiger Maximierung der Datenqualität natürlich. Dank Business Intelligence greift zum Beispiel das Marketing-Team stets auf strukturierte, vollständige, exakte und konsistente Daten zurück – auf Klickraten, Absprungraten, Conversion-Raten, Verkaufszahlen, Aufbewahrungsfristen und vieles mehr. Unterschiedlichste Verhaltensmuster lassen sich damit ebenso erkennen wie Zielgruppen segmentieren und Trends identifizieren. Über alle Kanäle und Geräte hinweg. Bei HelloFresh wird auf alle Erkenntnisse in Echtzeit reagiert. Warten gilt nicht. Das würde Zeit, Geld und damit Wettbewerbsfähigkeit kosten.

Business Intelligence: klug, wer darauf setzt!

Was Business Intelligence heutzutage leistet, ist atemberaubend. So ziemlich alle Daten können mittlerweile identifiziert, verarbeitet und genutzt werden – historische wie aktuelle, strukturierte wie unstrukturierte, aus bekannten wie unbekannten Datenbeständen. 

Kennzahlen wie Umsatz pro Gast und Tag, Mitarbeiterproduktivität oder Gesamtpersonalkosten werden aussagekräftiger als je zuvor. Wer diese Zahlen stets im Blick hat, kann Rückschlüsse auf die Unternehmensrentabilität ziehen und bei Bedarf die Geschäftsstrategie optimieren.

Hier hat die Groß- und Konzeptgastronomie noch Luft nach oben. Im digitalen Äther werden Unmengen wertvoller Daten weiterhin als ungenutztes schläfriges Kapital vernachlässigt. Gleichzeitig rennt unser hypermodernes Datenzeitalter immer weiter, bringt immer innovativere Technologien zur Verarbeitung einer immer größeren Datenmasse hervor.

Aufwachen und handeln ist meine Empfehlung. Natürlich: Die Implementierung eines Business Intelligence-Systems ist mit einer nicht zu vernachlässigenden Investition in diverse IT-, Strategie- und Entscheidungskompetenzen verbunden. Auch wird der Zeitfaktor sicher eine Rolle spielen. Doch wenn man anerkennt, dass sich eine solche Investition langfristig in einer Effizienz- und Gewinnmaximierung niederschlägt, dann führt an Business Intelligence kein Weg mehr vorbei.

Glauben Sie mir, das ist kein Gefühl. Das ist Wissen.

Herzlichst,
Ihr Thomas Primus