Zu Beginn des Jahres konnte sich kaum jemand vorstellen, welche Auswirkungen die Corona-Pandemie hierzulande haben würde. Es wurde zwar darüber berichtet und gesprochen, doch ein Eintreten des Worst-Case Szenarios erschien vielen dann doch zu surreal. Im Jänner / Februar wurde es jedoch auch hierzulande traurige Realität: Das Virus war in Europa angekommen. Die Regierungen reagierten im März mit einem vollständigen Shutdown zur raschen Eindämmung. Zahlreiche Branchen standen plötzlich vor nie dagewesenen Herausforderungen. Nicht jeder Betrieb konnte sie erfolgreich meistern. Besonders das Hotel- und Gastgewerbe wurde durch den Shutdown schwer getroffen. Von heute auf morgen konnten Restaurants ihre Gäste nicht mehr begrüßen, Hotels mussten sich mit zahlreichen Einschränkungen arrangieren und Caterer standen vor dem Nichts.
Seit Beginn der Krise ist der Umsatz im Gastgewerbe massiv eingebrochen. Den Einbruch bekam auch der Gastro-Großhandel zu spüren: Im April wurde ein Minus von
(Quelle Gastro Data)
verzeichnet. Doch manche scheinen die Krise fast unbeschadet überstanden zu haben. Die Digitalisierung und ein flexibles Reagieren waren maßgeblich an ihrem erfolgreichen Umgang mit den Herausforderungen und Veränderungen während der Corona-Krise beteiligt.
Das Gastgewerbe ist seit jeher ein schwieriges Geschäft. Es stellt die oder den Unternehmer vor eine Vielzahl von Herausforderungen. Das beginnt bereits mit der Standortentscheidung, dem gastronomischen Konzept, einem realistischen Business Plan, der Auswahl der Lieferanten, die hochwertige und zum Konzept passende Waren anbieten, dem richtigen Pricing, der Speisenauswahl, und vor allem mit der Auswahl eines richtig guten Teams. Nicht jedem Neugastronomen gelingt es, das passende Setup zu finden und die vielfältigen Herausforderungen richtig einzuschätzen und erfolgreich zu meistern. Das spiegelt sich in den Zahlen wider.
Ist der Start eines Gastronomiekonzeptes erst einmal erfolgreich geschafft und läuft das Geschäft, so beginnt ein ständiger Optimierungsprozess. Dabei müssen auch unvorhersehbare Ereignisse in die Planung miteinkalkuliert werden. Dies zeigte sich nun in der Krise rund um COVID-19: Wer hier zu spät oder gar falsch reagiert hat, auf den hatte die Krise drastische Auswirkungen. Ziel der ständigen Optimierung eines bestehenden Gastronomiebetriebes ist es, sich höchstmögliche künftige Flexibilität und Effizienz zu erarbeiten.
Bei den Gastronomen, die die Corona-Krise gut überstanden haben, war Flexibilität der ausschlaggebende Erfolgsfaktor. Flexible Betriebe haben ihr Business-Modell während der Krise schnell auf das veränderte Konsumentenverhalten angepasst. Dadurch konnten sie ihren Umsatz retten und ihr Bestehen nach der Krise sichern. Manche Gastronomen konnten durch Flexibilität und schnelle Reaktion einen Wettbewerbsvorteil erringen und sogar Neukunden gewinnen.
Aber was genau braucht man, um rasch reagieren zu können? Um über die notwendige Flexibilität zu verfügen, muss eine digitale Infrastruktur entweder bereits vorhanden sein, oder in kürzester Zeit geschaffen werden. Digitalisierung war und ist eine große Hilfe für Gastronomen und wurde während der Corona-Krise zu einem überlebenswichtigen Werkzeug.
Laut dem Digitialisierungsindex von techconsult zum „Digitalen Status Quo im Deutschen Gastgewerbe“ ist die Branche auf ihrem digitalen Transformationsweg bereits gut vorangekommen. So erreicht die Branche mittlerweile 54 von 100 möglichen Indexpunkten, wobei der Spitzenwert von 100 Punkten dann erreicht wird, wenn ein Unternehmen maximal zufrieden mit der Umsetzung der Transformation wäre und es sämtlichen digitalen Handlungsfeldern die höchste Relevanz zugeordnet hat.
Jene Unternehmer, die ihre Betriebe bereits digitalisiert haben, wissen, dass damit ein Aufwand verbunden ist. Doch der wirtschaftliche Nutzen eines digitalisierten und optimierten Gastronomiebetriebes wurde für sie schnell greifbar. Zur generellen Kosteneinsparung und Kosteneffizienz kamen während Corona eine Vielzahl an Möglichkeiten hinzu, neue Angebote zu machen, die ohne Digitalisierung undenkbar gewesen wären.
Leider schreckt die Vorstellung eines erheblichen Aufwands (finanziell, personell, Risiken in der IT-Sicherheit) viele frühzeitig ab, den eigenen Betrieb und die Prozesse zu digitalisieren. Viele Gastronomen wissen zudem nicht, wo sie bei der Digitalisierung anfangen sollen. Meist fehlt auch eine realistische Einschätzung, wie lange gewisse Prozesse tatsächlich dauern und wie sie mit Hilfe digitaler Mittel drastisch verkürzt werden sollen. Oftmals fehlt es dabei auch an kompetenten Ansprechpartnern, die bei solchen Restrukturierungsprozessen behilflich sein könnten.
In unserem Digitalisierungsplan haben wir daher für Sie die 5 Schritte zusammengefasst, die für das Aufsetzen einer zentralen und hoch effizienten Warenwirtschaft notwendig sind.
Nicht nur Flexibilität, auch die richtige Kommunikation ist ein wichtiger Erfolgsfaktor. Es nützt nichts, flexibel auf Umstände zu reagieren, und attraktive Angebote zu formulieren, wenn Ihre KundInnen nichts davon wissen. Während der Corona-Krise haben jedoch viele Gastronomiebetriebe nicht oder nur selten mit ihren KundInnen kommuniziert.
Dadurch ließen sie sie im Unklaren darüber, ob das Lieblingslokal, das Lieblingsrestaurant oder der Cateringdienst überhaupt geöffnet hatte. Auch war bei vielen unklar, ob es geänderte Geschäftszeiten gibt, ob Take-Away oder Lieferoptionen angeboten werden und ob es Änderungen beim Angebot gab. Manche Gastronomen haben ihr Angebot an Speisen und Getränken nämlich während der Corona-Krise reduziert, dies jedoch nicht an ihre KundInnen kommuniziert. Es war daher keine Seltenheit, dass KundInnen ihre Lieblingsgerichte bestellen wollten, diese jedoch gar nicht verfügbar waren.
Diejenigen, die regelmäßig über mehrere Kanäle kommunizierten und vor allem alle wichtigen Informationen an ihre KundInnen weitergaben, hatten daher einen klaren Wettbewerbsvorteil.
Nutzen Sie das Potenzial der Kommunikation, um Ihre Zielgruppe auch außerhalb Ihres Hotels oder Ihres Gastronomie- oder Cateringbetriebes zu erreichen. Damit bewirken Sie nicht nur eine positive Kundenbindung, sondern stärken auch Ihre Reputation. Zusätzliche Hilfe bei der Stärkung des Außenauftritts bieten PR- und Werbemaßnahmen.
Die Angst vor den Auswirkungen der Corona-Krise, Ausbleiben der KundInnen und Gäste, Überforderung aufgrund der Herausforderungen und alte Strukturen, die so schnell nicht zu ändern waren. All das und mehr hat manche Gastronomen dazu veranlasst, gar keine Lebensmittel oder nur noch sehr wenige zu bestellen.
Zwischen Jänner und April ging das Bestellvolumen stark zurück und sank im April auf 10 %. Seit Mai, nach dem kompletten Shutdown, geht es wieder langsam bergauf und erreichte Ende Juni 2020 schon fast wieder die Bestellvolumen von Jänner und Februar 2020.
Besonders wenig wurde in den vergangenen Monaten im Catering, im Eventbereich und im Hotel-, speziell Städtetourismus bestellt. Nicht nur auf das eigene Geschäft, sondern auch auf den Gastro-Großhandel hatte der starke Rückgang an Bestellungen Auswirkungen: Die Umsätze im Zustellgeschäft brachen im April um 78,2 % ein.
Doch einfach weniger Waren zu bestellen und das Sortiment massiv zu reduzieren oder gleich das Geschäft komplett herunterzufahren war sicher nicht die beste Lösung. Denn viele Menschen haben auch während der Corona-Krise weiterhin bei ihren Lieblingsgastronomen bestellt oder Speisen abgeholt. Gastronomen, die weniger Waren bestellt hatten beziehungsweise das Sortiment stark reduzierten, konnten auf diese Nachfrage nicht eingehen. Deshalb ist es auch in Zukunft unabdingbar, genau zu analysieren, welche Bedürfnisse Ihre KundInnen haben und welche Waren Sie bestellen müssen, um diese zu erfüllen.
Eine durchdachte Reduzierung der Speisekarte, des Wochenmenüs oder der Saisonkarte und damit verbunden, kleinere Bestellmengen bei Ihren Lieferanten, sind in Krisenzeiten wiederum sinnvoll. Hier gilt es jedoch, zu erheben, welche Gerichte und Getränke am häufigsten und welche eher selten nachgefragt werden, also welche Renner und Penner Sie identifiziert haben. Sobald Sie dies analysiert haben, ist es gut, zu überprüfen, welche dieser Gerichte länger haltbar sind und auch so transportiert werden können, dass sie beim Eintreffen auch noch optisch ansprechend aussehen. Dadurch können Sie auch bei Abholung oder Lieferung sicherstellen, dass Ihre Speisen frisch sind und auch aussehen, wie Ihre KundInnen es vor Ort von Ihnen gewohnt sind.
Diese Analysen helfen Ihnen also, Ihren Warenbedarf optimal zu kalkulieren und die Beschaffung zu planen. Zudem reduzieren Sie so auch die Ausgaben für Lebensmittel, die weggeworfen werden, weil die Gerichte nur selten bestellt werden und die Zutaten nicht lange haltbar sind. Vergessen Sie bei der Gesamtkalkulation vor allem in Hinblick auf Abholung und Lieferung nicht darauf, die Kosten für Verpackungsmaterial oder Lieferservice miteinzuberechnen.
Die Digitalisierung Ihres Bestellprozesses, Lieferanten und Händler sowie Ihrer Warenwirtschaft bietet Ihnen hierfür eine große Hilfe, denn sie schafft Transparenz über den gesamten Warenfluss. Diese Transparenz ist auch für die Rückvergütungen zum Jahresende ein großer Vorteil, denn so sehen sie, welche Mengen bei den Lieferanten bestellt und welche tatsächlich geliefert wurden.
Obwohl im Moment zwar weniger bestellt wird als zum Jahresbeginn, wird weiterhin vieles einzeln von verschiedenen Lieferanten bestellt. Dies geschieht oftmals per Telefon oder auch noch per Fax. Hier spielt die Macht der Gewohnheit eine große Rolle. Doch dabei ist es für das Controlling, den Einkauf oder Food & Beverage Manager schwierig den Überblick zu behalten. Vor allem die jüngere Generation wünscht sich zunehmend ein digitales System, um die Küchen-Administration effizienter zu gestalten.
Oftmals liegt hinter dem alten Muster auch ein langfristiger Vertrag mit dem Lieferanten, der bisher immer im Hintergrund lief. Jedoch lohnt sich oft schon ein Blick auf die eigentlichen Bestellvolumen, um zu sehen, bei wem man tatsächlich regelmäßig bestellt und bei wem man nur sehr selten bestellt.
Nutzen Sie deshalb jetzt die Zeit, sich einen Überblick über Ihre Lieferanten zu verschaffen und zu überprüfen, ob Sie dieses Netzwerk effizient reduzieren und ausgewählte Lieferanten bündeln können. Hilfe bei der Entwirrung und Strukturierung des Lieferantennetzwerkes bietet ein zentrales Online Bestellsystem. Damit sparen Sie sich einen erheblichen Zeitaufwand bei den Bestellvorgängen, können die Beschaffung besser planen und haben zu jeder Zeit einen detaillierten Überblick über Ihre Bestellungen und Lieferanten.
In vielen Betrieben finden sich noch klassische und teilweise veraltete Kassensysteme. In diese Systeme müssen Produkte, Preise, Änderungen und vieles mehr noch manuell eingetragen werden. Klassische Kassensysteme können nicht mit einem modernen System verbunden werden, welches die Synchronisation automatisch übernimmt. Wer seine Prozesse jedoch optimieren und digitalisieren will, sollte zum Beispiel auf cloudbasierte Kassensysteme umstellen. Denn sie dienen als Schnittstelle zwischen den anderen Systemen und kommunizieren mit ihnen. Dadurch erfolgt die Synchronisation automatisch, was wiederum eine enorme Zeitersparnis für Gastronomen bedeutet.
Digitale Kassensysteme sind so programmiert, dass sie einfach zu bedienen sind. Es bedarf also keiner umfangreichen und zeitaufwendigen Schulung Ihrer MitarbeiterInnen. Sie bieten neben den klassischen Vorteilen wie Kassieren und Bonieren viele weitere Vorteile, wie zum Beispiel das Anlegen von Produkten und Preisen, Tischübersichten und Mitarbeiterfunktionen. Zudem helfen sie Ihnen dabei, jederzeit alle Kennzahlen im Überblick zu behalten.
Da sie auf verschiedenen mobilen Endgeräten wie Handys und Tablets laufen, sind sie nicht nur platzsparend, sondern ermöglichen es auch, Bestellungen mobil aufzunehmen und diese sofort an die Bar oder die Küche weiterzuleiten.
Für die Personalplanung haben sich digitale Kassensysteme ebenfalls als hervorragendes Tool erwiesen, da man darüber die tatsächliche Auslastung mit der Personalplanung vergleichen kann. Anhand der Auswertung können gegebenenfalls Anpassungen und somit Effizienzsteigerungen realisiert werden.
Auch den rechtlichen Rahmen decken digitale Kassensysteme ab: Sie schaffen Transparenz über die tatsächlichen Umsätze. Dadurch können im Bedarfsfall auch Steuerprüfer alle Transaktionen genau nachvollziehen.
Ein digitales Kassensystem sollte auch alle gängigen Zahlungsarten akzeptieren. In der Corona-Krise kam es nicht selten vor, dass ein Gastronom nur Barzahlung oder nur Kartenzahlung als Zahlungsart angeboten hatte. Doch die Vorlieben beim Bezahlen sind von Mensch zu Mensch unterschiedlich und vor allem bei der jüngeren Generation stark von der Digitalisierung geprägt. Bieten Sie daher verschiedene Zahlungsarten, wie zum Beispiel Barzahlung, Kreditkarte und vor allem bei Bestellungen Klarna oder PayPal an.
Die Gastronomie ist mit einem hohen Stressfaktor behaftet. Ein Wunsch, den wohl alle MitarbeiterInnen in der Gastronomie teilen ist der nach ordentlicher Planung. Fehlplanungen, die beispielsweise Unklarheiten über die Zubereitung bestimmter Gerichte hervorrufen, führen zu einem Zeitverlust, der das Stresslevel wiederum enorm ansteigen lässt.
Viele Gastronomie- und Hotelleriebetriebe kochen aufgrund der Qualitätssicherung nach festgelegten Rezepten. Doch nicht nur die Sicherung der Qualität, sondern auch die genaue Kalkulation des Wareneinsatzes, spielt hierfür eine wichtige Rolle. Festgelegte Rezepte haben noch einen weiteren Vorteil: Jeder kann sie planen und entsprechend nachkochen.
Da es vor allem in der Gastronomie, Hotellerie und auch im Catering immer wieder personelle Veränderungen gibt, müssen die festgelegten Rezepte jederzeit für alle abrufbar sein. Der Stress entsteht also dann, wenn diese nicht auffindbar sind und man somit nicht weiß, wie man das jeweilige Gericht plant und zubereitet. Eine Hilfe, um diesen Stress zu reduzieren, bietet ein digitales Kochbuch, in dem alle Informationen zu den Gerichten hinterlegt sind. Dazu zählen auch Bilder, die zeigen, wie die jeweilige Speise angerichtet wird.
Das Online Kochbuch hilft MitarbeiterInnen außerdem dabei, Kennzeichnungen gemäß der Lebensmittelinformationsverordnung (LMIV) sofort zu erkennen und diese nicht in das Gericht miteinzubeziehen, sollte ein Kunde oder eine Kundin allergisch sein oder eine Unverträglichkeit haben.
Ein Online Kochbuch dient nicht nur als Vorlage für das Nachkochen eines Gerichtes, sondern auch als Schnittstelle zwischen dem Einkauf, Controlling und der Lagerverwaltung.
Das Kochbuch kann mit allen Systemen des Betriebes, wie beispielsweise einem digitalen Kassensystem, vernetzt werden. In dem Kochbuch sind sämtliche Rezepte samt Verkaufspreisen und damit verbunden auch sämtliche Zutaten enthalten, die für die Zubereitung der Speisen und Getränke verwendet werden. Verbindet man das Kochbuch mit dem Lagersystem, können bei Eingang einer Bestellung, die im digitalen Kassensystem erfasst wird, sofort die jeweiligen Zutaten abgezogen werden. So entsteht nicht nur eine Übersicht über den Bestand, sondern auch ein Frühwarnsystem, falls ein Bestand nachgefüllt werden muss. Über ein zentrales Bestellsystem kann der Einkauf die jeweiligen Lebensmittel und Getränke dann nachbestellen.
Für das Controlling bietet die Vernetzung den Vorteil, dass alle Käufe sowie die damit verbundenen Kosten zu jeder Zeit ersichtlich und nachvollziehbar sind. Zudem können Preisunterschiede schnell erkannt und berechnet werden.
Die Speisekarte sagt viel über Ihren Betrieb und über Ihr Konzept aus. Sehen Sie die Speisekarte als Tor für Ihre KundInnen zu einem unvergesslichen kulinarischen Erlebnis, das Sie ihnen bieten. So ein Tor muss natürlich herausstechen und alle nötigen Informationen bieten. Gestalten Sie deshalb die Speisekarte, Wochenkarte und das Saisonangebot in ansprechenden Designs und geben Sie Ihren KundInnen und Gästen die Möglichkeit, auf einen Blick zu erkennen, was Sie anbieten und zu welchen Preisen.
Auch eine reduzierte Speisekarte, wie es bei vielen im Moment der Fall ist, muss ansprechend gestaltet sein. Dies gilt offline wie auch online. Das Einscannen der zerknitterten Speisekarte oder der Upload eines simplen Word Dokuments wird KundInnen nicht unbedingt ansprechen.
KundInnen sollten die Website zudem nicht durchsuchen müssen, um die Speisekarte zu finden. Ihr Angebot sollte auf den ersten Blick erkennbar sein.
Die Mittagspause bedeutet für viele Gastronomen vor allem eines: Grundauslastung und Umsatz. Der Ansturm zur Mittagszeit blieb jedoch während der Corona-Krise aus. Dies hatte zwei Gründe: Im Restaurant selbst durften, über den von der Regierung festgelegten Zeitraum, keine Speisen mehr konsumiert werden. Dazu kam der Wechsel ins Home-Office.
Doch für Gastronomen, die flexibel auf die Krise reagierten, waren diese beiden Gründe kein Anlass für den Verzicht auf das Mittagsgeschäft. Hier kam es vor allem auf die Perspektive an: Der Ansturm blieb nur vor Ort aus, die Mittagspausen fanden aber weiterhin statt. Sie haben sich lediglich auf einen anderen Ort verlagert. Flexibles Reagieren bedeutete in diesem Fall also, den gewohnten Business Lunch einfach ins Home-Office zu liefern oder eine Abholung anzubieten. Dadurch konnten viele Gastronomen auch während der Krise einen Grundumsatz erwirtschaften und ihre Existenz sichern.
Damit der Business Lunch aber erst bestellt werden kann, muss kommuniziert werden, dass diese Lieferung angeboten wird und es auch weiterhin die gewohnten – oder neue – Menüs gibt. Auf der Homepage sowie auch in den sozialen Medien oder per Newsletter kann die Zielgruppe schnell erreicht werden.
In den letzten Monaten haben Gastronomen verschiedene und teilweise neue Channels genutzt, um ihr Angebot während eines Shutdowns aber auch danach für ihre KundInnen verfügbar zu machen.
Besonders Take-away und Delivery-Optionen waren während der Corona-Krise besonders beliebt. Nicht nur Speisen von Fastfood-Restaurants waren gefragt, auch andere haben von dem Trend profitiert. Für KonsumentInnen wurde dadurch die Auswahl an Speisen hochwertiger und die Lieferung wurde erlebnisorientierter. Aus den Lösungen, die bisher mit einem Fastfood-Image behaftet waren, wird daher jetzt ein eigenständiger Bereich.
Gastronomen, die Take-away und Lieferoptionen noch nicht in ihr Angebot mitaufgenommen haben, können von den Fastfood Restaurants und Ghost Kitchen lernen – schließlich sind sie es, die schnelle Lieferung perfektioniert haben. Zukünftig werden neue Konzepte entstehen und Food-Delivery wird zu einem Erlebnis werden.
Zur Erlebnis-Delivery zählt auch das Liefern von Lebensmitteln. Gastronomen können den Zugang zu Top-Lieferanten und deren hochwertige Lebensmittel oder auch selbst hergestellte Produkte nicht nur für ihr eigenes Restaurant nutzen, sondern sie auch ihren KundInnen zum selbst verwenden anbieten. Die Bestellung der Lebensmittel könnte beispielsweise über einen eigenen Online-Shop erfolgen.
Die Auswirkungen der Corona-Krise haben auch die landwirtschaftlichen Betriebe schwer getroffen. Viele Menschen möchten diese nun unterstützen, indem sie regional einkaufen oder auch Gastronomen unterstützen, die ihre Waren von diesen Betrieben beziehen.
Bereits vor der Krise hat sich bei vielen ein neues Wertebewusstsein eingestellt. Es wird zunehmend Wert auf Regionalität und auf Nachhaltigkeit gelegt und dies nicht nur bei der Zubereitung von Speisen zu Hause, sondern auch beim Konsum von Gerichten in Restaurants, Hotels, in Kantinen oder von Cateringbetrieben. Achten Sie daher auch bei der Bündelung Ihres Lieferantennetzwerkes darauf, dass regionale Anbieter dabei sind.
Binden Sie regionale und nachhaltige Angebote in die Speisekarte mit ein und kommunizieren Sie aktiv, wie Sie ländliche Betriebe unterstützen und was Sie für einen nachhaltigen Umgang mit Ressourcen unternehmen.
Mit dem Geschmack eines Gerichts verbinden viele Menschen auch ein emotionales Erlebnis, wie beispielsweise eine Erinnerung an einen schönen Urlaub oder an ihr Heimatland. Analysieren Sie Ihre Zielgruppe und erweitern Sie gegebenenfalls die Speisekarte um internationale Gerichte, um die kulinarische Verbindung zwischen den Ländern und Ihren KundInnen herzustellen. Es gibt eine Vielzahl an Lieferanten, die die Zutaten für allerhand internationale Speisen liefern – nutzen Sie das Angebot.
Die Corona-Krise hat gezeigt, dass eine Adaption an das zunehmend von der Digitalisierung geprägte Konsumentenverhalten notwendiger ist denn je. Nur so kann die Gastronomie und Hotellerie Branche flexibel auf die Bedürfnisse der KundInnen eingehen. Andererseits darf auch der Optimierungsaspekt der Digitalisierung nicht außer Acht gelassen werden. Denn auch ohne Krise tragen digitale Prozesse zur Effizienzsteigerung, Fehlervermeidung und Strukturverbesserung bei und sparen somit Zeit und Geld. Durch die Kombination aus interner Prozessoptimierung und zeitgemäßem Angebot und Auftritt steigt die Mitarbeiter- und die Kundenzufriedenheit und die Übersicht über die Rentabilität wird verbessert.
Jetzt ist es also höchste Zeit, sich um die Restrukturierung zu kümmern, überfällige Digitalisierungsmaßnahmen durchzuführen, stärker mit der Zielgruppe in Kontakt zu treten und sich mit einem einzigartigen USP ins Rampenlicht zu stellen. Nehmen Sie den Weckruf wahr und heben Sie Ihren Betrieb auf die nächste Stufe. Nur so sind Sie für die nächste Krise gewappnet.
Herzlichst,
Ihr Thomas Primus