Digitale Kassensysteme: Ein Mehrwert für die Gastronomie oder nur Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen?

Aus der Not eine Tugend machen? Seit 2016 gilt in Österreich Registrierkassenpflicht. Unser Partner ready2order zeigt auf, weshalb Sie sich für eine digitale Registrierkasse entscheiden sollten und warum diese Wahl mehr Ordnung und Übersichtlichkeit in Ihren Arbeitsalltag bringen wird.

Die Frage nach dem Mehrwert stellte sich Gastronomen, die mit der Registrierkassenpflicht auf ein digitales Kassensystem gewechselt haben.

Da es in Österreich eine allgemeine Registrierkassenpflicht gibt, ist das Führen einer Registrierkasse für Unternehmen ab einem Nettojahresumsatz von € 15.000,– – und wenn hiervon der Barumsatz (Bar, Kreditkarte, Gutschein, usw.) € 7.500,- überschreitet – verpflichtend. Seit 1. April 2017 gilt zudem die Umsetzung der RKSV, was bedeutet, dass Registrierkassen eine Signaturerstellungseinheit benötigen, um als manipulationssicher zu gelten.

Was leisten digitale Kassen im Gastronomie-Alltag, was herkömmliche Kassen nicht können?

Digitale Kassensysteme können auf jeden Fall mehr als nur Kassieren und Bonieren. Der Funktionsumfang digitaler Kassen deckt nicht nur den rechtlichen Rahmen ab, sondern kann auch Ihren Geschäftsalltag übersichtlicher gestalten und erleichtern. Neben praktischen Funktionen zum Anlegen von Produkten, Preisen und Rabatten, können Sie Mitarbeiterfunktionen,Tischübersichten, Gängeauswahl, Statistiken, Lagerverwaltung und Rechnungserstellung im Alltag unterstützen.

Die Vorteile haben wir für Sie hier aufgelistet:

Transparenz

Seit der Einführung der Signaturpflicht, gibt es für das Finanzamt keinen Handlungsspielraum mehr Steuerschätzungen zu machen, da durch die Verkettung der Belege alle Umsätze nachprüfbar sind. Für steuerehrliche Unternehmen ist es ein Zugewinn, da wirklich nur das besteuert wird, was sich in der Kasse befindet und nicht mehr nach durchschnittlichen Brancheneinnahmen besteuert wird.

Platz sparen

Gerade junge Gastronomen entscheiden sich häufig für digitale Kassensysteme, da sie auf Eingabegeräten, wie Tablets, Handys, Laptops und PCs laufen. Tablet-Kassen sind sehr platzsparend und flexibel. Sie bieten damit alle benötigten Funktionen in einem handlichen Format.

Neben dem Platzersparnis punkten kleine digitale Kassen natürlich auch durch ihren mobilen Einsatz. So können iPhones und Smartphones, die als Kasse genutzt werden, bequem in Hosentaschen verstaut werden.

Zeit und Wege sparen

Viele Wege brauchen Zeit und Energie. Mit digitalen Kassensystemen auf Handys und Tablets können mobil Bestellungen aufgenommen und eingegeben werden. Damit lassen sich doppelte Wege und eine Menge Zeit sparen. Denn die Bestellungen gehen innerhalb von Sekunden direkt vom Tisch zur Bar oder zur Küche. Somit kann sich eine Person um die Bestellannahme und Bonierung kümmern, während parallel schon in der Küche und an der Bar gearbeitet wird.

Ein großer Vorteil, da gerade in der Gastronomie ein schneller Service zu größerer Kundenzufriedenheit führt.

Übersichtlichkeit

Zum schnelleren Service tragen auch Tischübersichten, in der Kasse hinterlegte Produkte, Gänge-Auswahl und das Hinzufügen beliebiger Beilagen und Sonderwünsche bei, da sie einen reibungslosen Arbeitsablauf von der Bestellannahme zur Küche oder Bar bis zum Bonieren ermöglichen.

Kellner behalten hier die Übersicht, welche Bestellung zu welchem Tisch gehört und die Bar und Küche kann Getränke und Speisen für einen gesamten Tisch vorbereiten. Das Entziffern handschriftlicher Aufzeichnungen und eine umständliche Zettelwirtschaft gehören damit der Vergangenheit an.

Vorteil bei den Anschaffungskosten

Für die Anschaffung einer digitalen Kasse müssen nicht mehr tausende von Euro ausgegeben werden. Gerade bei den Hardware-Kosten, die normalerweise am meisten zu Buche schlagen, kann man mit digitalen Kassensystemen auf schon vorhandenen Geräte, wie Tablets, Handys, Laptops und PCs zurückgreifen und sich eine Menge Geld sparen.

Alles im Griff

Wer auf einer Handykasse nur kassieren und die Umsatzstatistiken an einem größeren Display anschauen möchte, kann dies mit digitalen Kassensystemen problemlos tun. Dank der Cloud kann man sich von einem beliebigen Gerät in den Datenaccount einloggen.

Mit der Vergabe von Mitarbeiterrechten  entscheidet der Unternehmer, wer welche Daten sehen und bearbeiten kann. So behalten Sie  die Übersicht über den Umsatz und die Produktdaten, egal wie viele Kassen-Eingabegeräte gerade im Einsatz sind.

Auch in puncto Datensicherung und -aufbewahrung bietet eine digitale Kasse viele Vorteile, da Daten in der Cloud gesichert werden, was Unterlagen und Daten vor Diebstahl und Verlust schützen. Unterlagen 10 Jahre aufzuheben und zu archivieren, bedeutet ein ausgeklügeltes Aufbewahrungssystem zu entwickeln, damit auch nach mehreren Jahren zielsicher bestimmte Unterlagen wiedergefunden werden können.

Mit digitalen Kassen sind die Unterlagen und Daten übersichtlich aufbereitet und Sie können sich den Platz für die Aktenordnertürme in Kellern, Dachböden oder Archiven sparen.

Für wen eignen sich digitale Kassen besonders gut?

Grundsätzlich können digitale Registrierkassen in jeder Branche eingesetzt werden. Am besten eignen sie sich für bargeldintensive Branchen und für Unternehmen, die auf schnelle Kundeninteraktion setzen.

Die Vorteile digitaler Kassensysteme liegen einerseits ganz stark auf der rechtlichen Seite, da Einnahmen und Ausnahmen damit lückenlos nachvollziehbar werden und Steuerprüfern keinen Raum für Steuernachschätzungen gelassen wird. Andererseits lassen sich viele Arbeitsschritte, besonders im administrativen Bereich, automatisieren, was viele Stunden und Mühen erspart. Durch mehr Flexibilität gelingen effizientere Abläufe, die Ihren Gästen einen besseren Service ermöglicht.

Wer sich selbst von digitalen Kassen überzeugen will, kann die Registrierkassen Software von ready2order kostenlos testen.