Wie funktioniert die Kalkulation in der Gastronomie? Erfahren Sie hier, wie Sie Ihre Verkaufspreise richtig berechnen (inkl. kostenloser Excel-Vorlage).
Wer die Preise in der Gastronomie nach Bauchgefühl gestaltet, kann versteckte Kosten übersehen oder Preise zu niedrig bzw. zu hoch ansetzen. Eine gründliche Planung und genaue Kalkulation der Preise sind hingegen deutlich effizienter. So behalten Sie Ihre Kosten im Blick und maximieren Ihre Gewinnspanne.
Doch wie berechnen Sie nun Ihre Verkaufspreise rentabel? Welche Möglichkeiten gibt es und wie unterstützen Softwarelösungen dabei? Das erklären wir Ihnen in diesem Artikel.
Ein genaues Kalkulationsschema ist entscheidend für Ihren Gastronomiebetrieb. Denn, wenn Sie Ihre Preise zu hoch ansetzen, bestellen die Gäste Ihre Speisen und Getränke möglicherweise nicht. Bei zu niedrigen Preisen erzielen Sie vermutlich keinen oder wenig Gewinn.
Die Kalkulation in der Gastronomie sollte die folgenden Elemente beinhalten:
Warenkosten: Die richtige Kalkulation beginnt bereits beim Einkauf. Die Warenkosten umfassen den Listenpreis eines Artikels, Transport- bzw. Lieferkosten sowie Ausgaben, die durch Beschaffung und Lagerung anfallen. Das Ziel ist es, Waren von einer hohen Qualität zu einem so niedrig wie möglichen Preis einzukaufen.
Gemeinkosten: Dieser Kostenfaktor setzt sich aus allen variablen Kosten und Fixkosten eines Betriebes zusammen, wie u.a. Miete, Versicherungen und Abgaben für Strom, Gas und Wasser.
Personalkosten: Zusammen mit den Warenkosten zählen die Kosten für Ihr Personal zum größten Kostenfaktor bei der Kalkulation. Diese umfassen neben den Gehältern auch Sozialabgaben, Sonderzahlungen und Urlaubsgeld.
Gewinnmarge: Dieser Faktor muss ebenfalls bei der Kalkulation beachtet werden. Die Gewinnmarge ermöglicht den finanziellen Spielraum für unternehmerische Investitionen.
Umsatzsteuer: Aus den ersten vier Faktoren der Preisgestaltung erhalten Sie den Nettopreis. Um den Bruttopreis für Ihre Speisen und Getränke zu ermitteln, den Sie schlussendlich auf Ihrer Speisekarte angeben, müssen Sie die gesetzliche Mehrwertsteuer miteinberechnen.
Da Sie nun alle Bestandteile für die Kalkulation in der Gastronomie kennen, stellt sich die Frage: Wie kann ich die Preise für meinen Betrieb berechnen? Wir zeigen Ihnen dafür drei gängige Methoden.
Bei dieser Methode kalkulieren Sie den Preis Ihrer Speisen und Getränke mittels der fünf Faktoren: Warenkosten, Gemeinkosten, Personalkosten, Gewinnmarge und Umsatzsteuer. Diese setzen Sie in folgende Formel ein:
Dies ist eine schnelle und unkomplizierte Möglichkeit zur Berechnung der Verkaufspreise, die sich vor allem für kleinere Betriebe eignet. Dabei wird ein bestimmter Faktor auf die Materialkosten angewendet, um den Aufschlag zu berechnen. Dieser Aufschlag deckt neben den Warenkosten auch andere betriebliche Kosten ab.
Die Formel dafür lautet:
Verkaufspreis = Materialkosten x 3
Obwohl dies eine einfache und zeitsparende Kalkulation ist, sind mit der Methode auch Nachteile verbunden. So werden alle Waren als gleichwertig angesehen und andere Kriterien wie Nachfrage oder Konkurrenz werden nicht berücksichtigt. Dies kann zur Folge haben, dass die ermittelten Preise möglicherweise nicht immer realistisch sind.
Im Vergleich zur einfachen Aufschlagskalkulation basiert die Mischkalkulation nicht auf den Materialkosten, sondern berücksichtigt die Gegebenheiten des Marktes. Dieses Verfahren ermöglicht es, geringe Gewinne oder sogar Verluste bei bestimmten Artikeln durch höhere Erträge bei anderen Produkten auszugleichen.
Dabei werden drei Produktarten unterschieden:
Bei der Mischkalkulation müssen Sie die Wareneinsatzquote in Prozent berechnen. Dabei gilt: Je niedriger die Quote, desto effizienter ist der Preis. Sie können somit vergleichen, ob sich die anfallenden Kosten der Zutaten lohnen, die für die Zubereitung einer Portion benötigt werden. Die Formel dafür lautet:
Wareneinsatzquote = Warenverbrauch in Euro x 100 / Nettoumsatz in Euro
Wie Sie gesehen haben, gibt es für Gastronom:innen verschiedene Möglichkeiten, um die Getränke- und Speisenkalkulation in ihrem Gastrobetrieb durchzuführen. Auch wenn Sie für die Berechnung zum Taschenrechner greifen können, empfehlen wir die Verwendung von Programmen, wie eine Tabellenkalkulationssoftware oder spezielle F&B-Management-Lösungen.
Egal ob für Ihr Menü im Restaurant, Catering oder Buffet: Eine Kalkulationstabelle, wie Sie zum Beispiel mit Excel erstellt werden kann, bietet eine günstige und einfache Methode für Ihre Kostenkalkulation.
Hier finden Sie eine kostenlose Vorlage mit drei Möglichkeiten, um Ihre Preise zu kalkulieren: Wareneinsatz, Aufschlags- sowie Rezeptkalkulation. In den Tabellen sind die Formeln bereits hinterlegt. Sie müssen lediglich Ihre Werte eintragen und erhalten Ihr Ergebnis.
Mithilfe von Softwarelösungen, die speziell für die Herausforderungen der Gastro entwickelt wurden, lässt sich die Kalkulation automatisieren. Diese unterstützen Sie dabei, Ihre Kosten im Blick zu behalten und Übersicht zu schaffen.
Mit einem digitalen Tool, wie FoodNotify, legen Sie Ihre Rezepturen an und erhalten automatisch den aktuellen Wareneinsatz – ganz ohne händische Kalkulation und Rechner. Ebenfalls können Sie damit vorausschauend planen und Ihr Controlling optimieren, indem Sie einen Überblick über die wichtigsten Kennzahlen wie Umsatz, Deckungsbeitrag oder Absatz gewinnen.
Eine genaue Kalkulation ist von entscheidender Bedeutung für den gastronomischen Erfolg. Durch eine gründliche Erfassung der Kosten und eine angemessene Preisgestaltung können Sie Ihren Umsatz steigern und Ihre finanzielle Stabilität sicherstellen. Dabei muss jeder Betrieb selbst herausfinden, welche Kalkulationsmethode für das eigene Unternehmen geeignet ist und ob spezielle Softwarelösungen eine Unterstützung bieten können.
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