Live-Controlling aller Key Performance Indicators mithilfe von KPI-Dashboards? Lesen Sie, warum es so wichtig ist - in Thomas Primus´ UTOPIA GASTRONOMICA!
In den letzten 12 Monaten habe ich mich mit meiner Artikelreihe „Utopia Gastronomica“ regelmäßig der Digitalisierung gewidmet. Wie sie unseren Alltag durchdringt und bestimmt. Warum sie auch für die Lebensmittel- und Gastronomiebranche immer wichtiger wird. Welche Trends und innovativen Lösungen es heute schon gibt, in Zukunft geben wird – und wie sie zu einer nie dagewesenen Betriebseffizienz führen können. Der Themenbogen spannte sich von digitalen Kassensystemen über Blockchain bis hin zu Connected Kitchen und künstlicher Intelligenz. Das große Ganze der digitalen Gastronomie von heute und morgen im Überblick.
Zum Abschluss dieses Jahres möchte ich nicht allzu zeitraubend aber doch konkret auf einen praktischen Nutzen eingehen. Einen Nutzen, der vor allem für Controller und Manager der großen System- und Konzeptgastronomie von entscheidender Bedeutung ist. Es sind die Key Performance Indicators sowie die wichtigsten betrieblichen Kennzahlen. Im Gegensatz zu althergebrachten Methoden kann ich nur empfehlen, alle KPIs heute per Live-Controlling zu messen, zu analysieren und zu überwachen. Also stets in Echtzeit und damit hoch effizient. Der Markt dreht sich schließlich immer schneller, die Bedingungen ändern sich stetig, der Wettbewerbsdruck nimmt weiter zu. Live-Controlling ist deshalb eine der Erfolgszutaten schlechthin. Angerührt, serviert und genutzt mit KPI-Dashboards.
KPI-Dashboards halten immer mehr Einzug in den Alltag von Controllern und Restaurant-Managern. Als Teil des wegweisenden Business Intelligence-Konzepts sind sie virtuelle Schnittstellen, die sämtliche KPIs messen, zusammentragen und bereichsübergreifend auch bisher verborgene Zusammenhänge herstellen.
Außerdem lassen sich alle erfolgsrelevanten Erkenntnisse modern visualisieren. Wodurch sie wiederum sehr einfach erfassbar und sehr aussagekräftig werden. Etwa anhand von Balken- und Tortendiagrammen, 3D-Simulationen und Zeitreihen oder interaktiven Karten und Charts. Diese geben zum Beispiel darüber Aufschluss, ob zuvor definierte Unternehmensziele erreicht wurden. Ob die Umsätze stimmen. Ob der Gastronomiebetrieb überhaupt erfolgreich ist.
Auf all das kann von überall aus zugegriffen werden – per App auf Smartphone, Tablet und Computerbildschirm. Denn Live-Controlling kommt als Cloud-Lösung daher, die konfiguriert und skaliert werden kann je nach Unternehmensbedürfnis und -Größe. Das ist zeitgemäße Detailanalyse und modernes kontinuierliches Monitoring. Schon bald kommt kein Entscheider mehr daran vorbei, wenn er die richtigen unternehmerischen Entscheidungen treffen und seinem Betrieb zu höheren Gewinnen und nachhaltiger Wettbewerbsfähigkeit verhelfen will.
Lebensmittelkosten
Bekanntlich gehören sie zur größten Ausgabenkategorie gastronomischer Betriebe. Umso wichtiger ist es, stets den Echtzeitblick auf diesen KPI zu haben. Dashboards bilden exakt ab, welche Produkte pro Woche, Monat und Jahr für wie viel Geld eingekauft werden. Hier spielen auch die Lebensmittelverschwendung und der Getränkeverlust mit hinein – in vielen Betrieben noch immer gang und gäbe. Weil Gäste-Bestellungen falsch aufgenommen werden, die Portionen zu groß sind oder weil Getränkeflaschen in der Alltagshektik zu Bruch gehen. Oder auch, weil Lebensmittel schlichtweg gestohlen, Warenannahmen und Inventuren nicht richtig oder nur unregelmäßig durchgeführt werden.
Lohnkosten
Diese Ausgaben sind nicht minder intensiv und deshalb unbedingt in Echtzeit zu überwachen. Per Live-Controlling mit einem KPI-Dashboard werden sowohl die Gehälter pro Mitarbeiter als auch die gesamtem Lohnkosten pro Jahr detailliert einsehbar. Zudem können sämtliche, täglich geleistete Arbeitsstunden erfasst und für das gesamte Jahr überblickt werden. Was wiederum wichtige Erkenntnisse bezogen auf die Gesamtarbeitskosten zutage fördert. Diesbezüglich ist auch das Verhältnis zu den Tages- und Nachtschichten und dem Umsatz nicht zu vernachlässigen – denn damit kann die Performance unter den Mitarbeitern sehr leicht verglichen werden.
Betriebskosten
Wasser und Strom, Miete und Hypothek, Versicherung und Abfallentsorgung und eine ganze Reihe mehr. Die Betriebskostenliste ist heutzutage so lang wie die Zutatenliste der Speisenrezepte. Ganz gleich, ob feste oder variable: Alle Ausgaben sind dank KPI-Dashboards täglich, wöchentlich, monatlich, quartalsweise und jährlich einsehbar.
Alle diese Kosten stets detailliert abrufen und analysieren zu können, ist also schon mal ein Gewinn per se. Noch aufschlussreicher wird es jedoch, wenn sie ins Verhältnis zu den Umsätzen gesetzt werden. Entweder prozentual oder als Zahlenwert. KPI-Dashboards machen genau das möglich. Und sagen Gastronomiebetrieben schnell und einfach per Mouse-Klick oder Finger-Touch, ob sie effizient und profitabel arbeiten. Oder eben nicht.
Besucherquote
KPI-Dashboards gewähren auch direkte Einblicke in den Gastraum und in die generierten Umsätze für jeden erdenklichen Zeitraum. Unter anderem ist die Besucherquote jederzeit messbar – ein erster wichtiger Indikator für die Beliebtheit eines Restaurants. Im Verhältnis dazu lassen sich etwa die Reservierungsstornierungen setzen, die natürlich so gering wie möglich sein sollten.
Von Tischauslastung bis Umsatz pro Gast
Live-Controlling geht aber noch viel weiter ins Detail – etwa bei der Tischauslastung. So lässt sich nicht nur die Anzahl der Gäste pro Tisch jederzeit überwachen. Sondern auch, welche und wie viele Speisen und Getränke bestellt und bezahlt wurden. Der Umsatz pro Gast ist damit ebenso feststellbar wie der Umsatz pro Tisch, pro gesamtes Restaurant und sogar pro Sitzstunde der Gäste. Für jeden Tag, jeden Monat und jedes Geschäftsjahr. Nur ein Beispiel: zwei Gäste, die ein 4-Gänge-Menü im Wert von € 250,- bezahlen, sind deutlich profitabler als fünf Gäste, die zwar mehrere Stunden am Tisch sitzen, aber nur Getränke für € 80,- konsumieren.
Tischumdrehungen
Das Konsumverhalten und die Verweildauer der Gäste beeinflussen natürlich auch die Zeit pro Tischumdrehung – eine weitere sehr wichtige Kennzahl. Auch sie kann per Live-Controlling und KPI-Dashboard in Echtzeit gemessen und analysiert und sogar in Kontext mit dem aktiven Bedienpersonal gesetzt werden. Denn auch zu wissen, wie viel Tische pro Kellner betreut werden, gibt Aufschlüsse über die Auslastung und damit über die Rentabilität des Betriebs.
Wirksamkeit der Menüs
Nicht zuletzt bezieht sich dieser KPI darauf, ob und wie gut einzelne Speisen oder ganze Menüs von den Gästen angenommen werden – speziell auch neu kreierte Speisen. Stimmt die Qualität von diesem Hauptgang oder jenem Dessert? Sind die Spezialitäten des Hauses profitabel? Wie steht es generell um die Renner und Penner sowohl in der Vergangenheit als auch heute? Live-Controlling in Verbindung mit KPI-Dashboards geben jederzeit die genauen Antworten. Ohne dass Controller und Restaurant-Manager ständig alle Belege durchforsten müssen.
Mitarbeiterfluktuation
Detaillierte Kenntnisse um die Mitarbeiterfluktuation sind für Entscheider ebenso wichtig. Ein neuer Mitarbeiter kostet ungefähr drei Monate Gehalt, bis er vollständig im Team integriert und mit den Prozessen des Gastronomiebetriebes vertraut ist. Deshalb macht es Sinn zu wissen, wie viele Mitarbeiter der Betrieb in 12 Monaten verliert und wie viele er im gleichen Zeitraum durchschnittlich beschäftigt. Daraus ergibt sich eine Fluktuationsrate pro Monat und pro Jahr – die dank Live-Controlling und KPI-Dashboard jederzeit automatisch berechnet und überwacht werden kann. Für die Managementebene sind es Indizien dafür, ob alles wunderbar läuft oder ob zum Beispiel Betriebsabläufe und die Zusammenarbeit mit den Kollegen optimiert werden sollte.
Krankentage und Fehlzeiten
Ich kenne keinen Gastronomiebetrieb, der nicht damit zu kämpfen hat. Gerade auch dann, wenn der Zeitpunkt ungünstiger nicht sein könnte. Etwa an Feiertagen oder wenn große Events anstehen. Per Live-Controlling wird die Anwesenheit aller Mitarbeiter zu jeder Tageszeit in Echtzeit überwacht und damit Zweierlei sichergestellt: dass zulässige Krankentage nicht überschritten und dass die Ressourcen im Krankheitsfall sofort richtig eingesteuert werden. Übrigens lassen sich auch Prognosen ableiten, etwa für die kalten Jahreszeiten. Wer hier in der Vergangenheit immer wieder mit kurzfristigen Personalausfällen konfrontiert war, kann sich dank Live-Controlling nun besser darauf einstellen.
Gästefeedback und Trinkgeld
Auch bezogen auf die Servicequalität nimmt Live-Controlling einige KPI genau unter die Lupe. Einer von ihnen beschreibt das allgemeine Gästefeedback, zum Beispiel in Prozent. Je höher dieser Wert ist, desto zufriedener sind die Gäste nicht nur mit den Speisen, sondern auch mit der Bedienung. Damit verbunden ist natürlich auch der Trinkgeld-KPI. Auch er ist immer in Echtzeit messbar und per Dashboard jederzeit sichtbar. Welche Kellnerinnen und Keller wie viel dieser „Bonbons“ bekommen, wird genauso klar wie das gesamte verdiente Trinkgeld pro Jahr.
Zustelldauer
Ein ebenso damit verbundener KPI dreht sich um die Zustelldauer – also darum, wie schnell die Bestellungen am Tisch sind. Benötigt der Koch nämlich plötzlich länger als sonst für die Zubereitung der Speisen, könnten die Gäste unzufrieden werden. Mithilfe dieses live gemessenen KPI finden Controller und Restaurant-Manager in Echtzeit heraus, ob das Personal geschult oder andere Maßnahmen umgesetzt werden sollten. Zum Beispiel könnten bauliche Optimierungen in der Küche vorgenommen werden, um die Arbeitsgeschwindigkeit zu erhöhen.
Bestellreklamationen und -Storno
Für Restaurantverantwortliche ist das ein Horrorszenario. Etwa, weil bei der Bestellannahme oder bei der Zubereitung der Speisen etwas schief gelaufen ist. Ähnlich unangenehm: Speisen, die zwar auf der Karte stehen – die jedoch völlig überraschend nicht zubereitet werden können, weil wichtige Zutaten nicht mehr verfügbar sind, der Lagerstand im Minus steckt. Auch bezogen auf diese beiden KPI ermöglicht Live-Controlling stets einen Sofortblick mit sämtlichen notwendigen Informationen. So lange dieser Wert möglichst niedrig ist, desto mehr ist alles in Butter.
Mit Facebook, Twitter und Co. generieren Gastronomiebetriebe zwar keine direkten Umsätze. Jedoch können sie einiges für ihre Marke tun, indem sie serviceorientiert und imageträchtig mit ihren Followern interagieren, diese an ihre Marke binden und neue Fans hinzugewinnen.
Nun sind die analytischen Fähigkeiten zum Beispiel von Facebook zwar hilfreich, aber auch eingeschränkt. Werden sämtliche Daten jedoch exportiert, in ein Business Intelligence-Tool integriert und anschließend in ein KPI-Dashboard implementiert – dann lassen sich einige wichtige Kennzahlen sehr genau, umfassend und in Echtzeit überwachen: die Menge aller firmeneigenen Beiträge. Alle gesamten und durchschnittlichen User-Reaktionen pro Tag, Woche, Monat und Jahr. Genauso die Anzahl neuer Likes und Follower über jede Zeitspanne hinweg. Live-Controlling macht die gesamte Social Media-Interaktion auf ihre Effektivität hin überprüfbar.
Am Markt gibt es mittlerweile einige sehr gute Dashboard-Tools, die alle erfolgsrelevanten Informationen in Echtzeit und modern visuell aufbereiten. Auch die Macher von t3n – digital pioneers wissen Einiges darüber zu berichten und stellen 12 ausgewählte Lösungen in einer Übersicht vor. Da ist zum Beispiel Geckoboard – ein Tool, das Unternehmen und Behörden mit einem flexibel erweiterbaren KPI-Dienst versorgt. Oder die Online-Plattform Klipfolio, mit der Nutzer ein Echtzeit-gesteuertes KPI-Dashboard modular einsetzen können. Mein persönlicher Dashboard-Favorit ist jedoch Tableau. Ich kann nur bestätigen, was t3n dazu schreibt. Dass Tableau nämlich so gut wie alle Datenströme sehr hochwertig und aufschlussreich abbildet.
Live-Controlling und KPI-Dashboards sind die zeitgemäße Art, seinen Gastronomiebetrieb in einer extremen Detailschärfe und -Tiefe zu screenen. Unzählige fundierte Mess- und Analysewerte zu allen KPIs sowie Bereichen und Arbeitsprozessen lassen riesige Erkenntnisgewinne entstehen. Dadurch werden nicht nur die Erfolge im Unternehmen viel besser sichtbar. Sondern auch Fehlentwicklungen, die sich andeuten oder bereits eingetreten sind.
Auf alle diese Vorgänge möglichst schnell und mit fundierten Entscheidungen reagieren zu können – das wird in unserer rasanten Branche nur durch die sorgfältige und ständige Überwachung aller Key Performance Indicators und wichtigen betrieblichen Kennzahlen möglich. Für Controller und Restaurantmanager muss es das Ziel sein, die positiven Kennzahlen weiter zu erhöhen und die negativen zu verringern. Jede dahingehende Verbesserung ist der richtige Schritt zu einem reibungsloseren und profitableren Betrieb.
Ein guter Vorsatz für das neue Geschäftsjahr und darüberhinaus, wie ich finde.
Herzlichst,
Ihr Thomas Primus
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