Erfahren Sie mehr über Personalkosten in der Gastronomie, welche Statistik es dazu gibt und wie Sie die Kosten Ihres Personals senken können.
Sie stehen derzeit vor der schwierigen Aufgabe Kosten für Ihren Betrieb zu senken, wollen aber nicht bei den Gehältern Ihres Personals sparen?
Wir zeigen Ihnen, wie wichtig personenbezogene Kosten für Ihren Betrieb sind und mit welchen Maßnahmen Sie diese optimieren können. In diesem Artikel erfahren Sie außerdem noch:
Unter dem Begriff Personalkosten versteht man grundsätzlich alle Kosten, die für die eigenen Mitarbeiter:innen im Betrieb anfallen und von Gastronom:innen zu bezahlen sind.
Diese setzen sich aus zwei unterschiedlichen Arten zusammen:
In der Gastro ist der Personalkostenanteil an den Gesamtkosten deutlich höher als in vielen anderen Branchen. Das lässt sich auch ganz einfach erklären: Denn der Service für die Gäste erfordert im Gastgewerbe einen höheren Personaleinsatz.
Für Sie als Gastronom:in ist es daher wichtig, einen genauen Überblick über den Personalaufwand in Ihrem Betrieb zu behalten, da sich dieser maßgeblich auf den Deckungsbeitrag auswirkt und somit direkten Einfluss auf die Liquidität Ihres Betriebes hat.
Doch welche Rolle spielen die Kosten für Mitarbeiter:innen in der Gastro tatsächlich? Seit einigen Jahrzehnten zeigen die Zahlen deutlich, dass die finanziellen Ausgaben für Arbeitskräfte den größten Kostenblock im Gastgewerbe darstellen – dicht gefolgt vom Wareneinsatz. Das liegt daran, dass die Branche personalintensiver ist, als andere.
Und wie sieht die Beschäftigungssituation im Gastgewerbe aus? Basierend auf den Daten von Statista (2021) betrug das Jahresgehalt eines Vollzeitbeschäftigten im Gastgewerbe im Durchschnitt rund 26.900 € brutto. Und: 2022 waren in Deutschland rund 414.600 Personen in der Gastro beschäftigt.
Die Zahl der Beschäftigten in der Gastro war im Jahr 2022 außerdem deutlich niedriger als vor der Covid-19-Pandemie im Jahr 2019. Im Jahr 2022 gab es ca. 12,5 % mehr Beschäftigte im Gastgewerbe als im Jahr 2021, gleichzeitig aber rund 11,8 % weniger Beschäftigte als im Vor-Corona-Jahr 2019.
Das Statistische Bundesamt teilte mit, dass vor allem Gastronomiebetriebe, die Speisen anbieten, ihre Mitarbeiter:innen im Jahr 2022 besser im Betrieb halten konnten – trotz Corona-Pandemie.
Mit den folgenden betrieblichen Kennzahlen können Sie den finanziellen Aufwand für Mitarbeiter:innen in der Gastro bewerten:
Eine wichtige Personalkennzahl ist die Personalkostenquote. Diese Kennzahl zeigt, wie hoch der Anteil der Personalkosten am Gesamtumsatz Ihres Betriebs ist. Der Wert gibt also Aufschluss darüber, wie effizient Ihre Mitarbeiter:innen im Betrieb eingesetzt werden.
Die Zielpersonalkostenquote hingegen zeigt Ihnen, welcher Wert bzw. welches Ziel angestrebt werden soll.
Aber aufgepasst: Die (Ziel-)Personalkostenquote ist keine Planungskennzahl, da diese durch Realkosten (z.B. Lohnkosten) berechnet wird.
Anhand der Kennzahl Umsatzproduktivität erkennen Sie, wie effektiv die Arbeit von Ihren Mitarbeiter:innen erledigt wird. Eine hohe Umsatzproduktivität über einen längeren Zeitraum zeigt also, dass der Betrieb effizient funktioniert bzw. das Personal sein Arbeitspensum verrichtet.
Eine nicht zu unterschätzende Personalkennzahl ist auch die Personalfluktuation. Diese zeigt Ihnen, wie oft Mitarbeitende innerhalb eines gewissen Zeitraumes aus Ihrem Betrieb ausscheiden. Dies passiert oft aus verschiedenen Gründen, wie Kündigungen, Versetzungen oder Pensionen.
Um die Personalkostenquote zu berechnen, nutzen Sie die folgende Formel:
Personalkostenquote = Personalaufwand / Nettoumsatz
Wie bei allen betriebswirtschaftlichen Kennzahlen, ist es grundsätzlich nicht möglich, den idealen Wert zu bestimmen. Bestenfalls sollte die (Ziel-)Personalkostenquote jedoch bei einem Wert zwischen 25 und 30 % liegen bzw. einen Wert von 35 % nicht überschreiten.
Eine niedriger Wert gibt Aufschluss darüber, dass ein geringer Anteil des Umsatzes für die eigenen Mitarbeiter:innen aufgewendet wird.
Ein höherer Wert weist hingehen daraufhin, dass die Gehälter eventuell überhöht sind bzw. dass möglicherweise ein ineffizienter Einsatz der Mitarbeiter:innen vorliegt.
Es ist ebenfalls ratsam, die Kosten Ihrer Mitarbeiter:innen nach den jeweiligen Abteilungen (wie Küche oder Service) Ihres Betriebs zu berechnen. So erhalten Sie umfangreiche Kenntnis darüber, welches Team die Kosten in welchem Ausmaß beeinflusst. Beispielsweise können Sie für die Abteilung Küche die Kosten des Küchenteams im Verhältnis zum Umsatz der Speisen berechnen.
Sie können für Ihren Betrieb ebenso die Kosten pro bedienten Gast ermitteln, um zu verstehen, wie viel Personal Sie in der Gastro benötigen und wie Sie den Personalaufwand weiter optimieren können:
Personalkosten pro Gast = Gesamtpersonalkosten / Anzahl der Gäste
Mit folgender Formel können Sie eine weitere Personalkennzahl, die Umsatzproduktivität in Prozent in Ihrem Betrieb berechnen:
Umsatzproduktivität in % = Nettoumsatz / geleistete Arbeitsstunden
Den idealen Wert für die Umsatzproduktivität gibt es jedoch nicht. Die Umsatzproduktivität sollte immer im Kontext und in Verbindung mit anderen betrieblichen Kennzahlen betrachtet werden. Erst dann ist es möglich, aufschlussreiche Erkenntnisse über die Produktivität Ihres Teams zu erhalten.
Die Personalfluktuation in Prozent lässt sich ebenfalls ganz einfach für Ihren Betrieb berechnen:
Mitarbeiter:innenfluktuation in % = (freiwillige Abgänge / Personalbestand eines Zeitraums im Durchschnitt) x 100
Die Mitarbeiter:innenfluktuation in der Gastro ist deutlich höher als in anderen Branchen. Dies liegt daran, dass je nach Saison, mehr oder weniger Arbeitskräfte benötigt werden. Außerdem ist das Gastgewerbe oft mit Stress und harter Arbeit verbunden, so dass sich Teammitglieder häufiger dazu entschließen, den Betrieb zu verlassen.
Es gibt jedoch verschiedene Möglichkeiten, die Kennzahl Mitarbeiter:innenfluktuation zu senken. Suchen Sie beispielsweise nach der am besten geeigneten Person für eine offene Stelle und nicht nach der erstbesten oder bieten Sie ein Bonusprogramm für Ihre Mitarbeiter:innen an, um die Zufriedenheit in Ihrem Betrieb zu erhöhen.
Die finanziellen Ausgaben für das Personal sind ein sehr effektives Mittel, um den Gewinn des eigenen Betriebs erfolgreich zu steuern. Und: Es ist gar nicht so schwer die Kosten in Ihrem Betrieb zu optimieren, wie Sie vielleicht vermuten.
Eine smarte Planung ist das A und O: Der Dienstplan im eigenen Betrieb bestimmt den Personalaufwand des eigenen Unternehmens erheblich. Denn mithilfe einer vorausschauenden Mitarbeiter:inneneinsatzplanung können Sie Ihr Team effizient einsetzen und sich einen Überblick über die Personalkapazitäten verschaffen.
Ein Dienstplan soll Ihnen außerdem dabei helfen, Überstunden zu vermeiden und die Mitarbeiter:innenstunden auf das Nötigste zu reduzieren. Nur mit einer guten Dienstplanung lassen sich Leerzeiten und somit höhere Ausgaben vermeiden.
Besonders die langfristige Motivation der eigenen Servicekräfte ist im Gastgewerbe ein Schlüssel zum Erfolg.
Investieren Sie demnach in gute Arbeitsbedingungen und in eine angenehme Arbeitsatmosphäre, um bestehende Mitarbeiter:innen in Ihrem Betrieb zu halten und somit die Austrittskosten effektiv zu senken. Auch Anerkennung und Wertschätzung sollten an der Tagesordnung stehen.
Die täglichen administrativen Routineaufgaben können eine Herausforderung sein. Durch die Automatisierung von einfachen Tätigkeiten mittels Gastro-Softwarelösungen wird auch Ihre Belegschaft im Alltag entlastet. Somit entfallen zeit- und kostenintensive Tätigkeiten und die Mitarbeitenden können sich auf andere Aufgabenbereiche in Ihrem Betrieb konzentrieren.
Der finanzielle Aufwand für Ihre Mitarbeiter:innen setzt sich aus unterschiedlichen Faktoren zusammen und kann mit den richtigen Maßnahmen einfach gesteuert werden.
Und: Dies muss nicht immer auf Kosten der eigenen Belegschaft erfolgen. Manchmal reichen eine Dienstplanoptimierung, eine Automatisierung von Routineaufgaben oder Benefits für Ihr Team bereits aus.
Behalten Sie die die Kosten Ihres Personals gut im Blick, denn nur so können Sie den Erfolg Ihres Unternehmens langfristig sicherstellen.
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