7 Tipps für eine erfolgreiche Inventur in der Gastronomie

Lagerbestände sichten, Verpackungen abzählen, Kalkulationen erstellen und das stunden- oder sogar tagelang. Inventur zu machen ist kein einfacher Prozess. Und seien wir ehrlich: Es gibt schönere Aufgaben als diese eigentlich eintönige und oft zeitaufwändige Arbeit. Aber wie sonst können Sie die Warenwirtschaft einfach und schnell umsetzen, Lebensmittelverschwendung vermeiden und über Verluste und Diebstahl informiert werden? 

Ein ordnungsgemäßes Bestandsmanagement kann Ihnen einen erheblichen Teil Ihrer regulären Kosten einsparen. Typischerweise verwenden Restaurants etwa 35 % ihres Betriebsbudgets für den Lebensmitteleinkauf, wovon jedoch 20 % durch eine effiziente Inventur eingespart werden können. Inventur ist ein Erfolgsfaktor, welcher durch die laufende Erledigung eine Menge Geld spart und die Wettbewerbsfähigkeit sowie Qualität Ihres Betriebs deutlich erhöht. 

In diesem Artikel haben wir für Sie 7 Tipps zusammengestellt, die Sie dabei unterstützen, die Inventur in der Gastronomie effizient anzugehen, intelligent abzuwickeln und auch Ihr Team mit an Bord zu holen.

1. Erstellen Sie einen Zeitplan

Es ist einfach, die Zeit für die Inventur zu ignorieren, weil gerade etwas anderes viel wichtiger ist. Seien Sie dennoch konsequent. Legen Sie einen Termin für die anstehende Inventur fest und planen Sie schon im Vorfeld ein, wie viel Zeit der Inventurprozess etwa in Anspruch nehmen wird. 

Überlegen Sie vor der Inventur auch, ob diese parallel zum laufenden Geschäftsbetrieb durchgeführt werden kann, oder ob Sie Ihr Lokal dafür einige Tage geschlossen halten möchten. Durch regelmäßige, stückweise Bestandsaufnahmen wird die Inventur am Jahresende weniger aufwändig. Achten Sie darauf, dass die festgelegten Termine und Zeiten für die Inventur eingehalten werden. Tragen Sie daher die Inventur-Zeiten als fixen Bestandteil im Kalender Ihrer Belegschaft ein. 

2. Bereiten Sie die Inventur im Vorfeld gut vor

Damit der Prozess der Inventur reibungslos verlaufen kann, sollten Sie bereits im Vorfeld einige organisatorische Details vorbereiten: 

• Bringen Sie Ordnung in die Räumlichkeiten, in denen die Inventur später stattfinden soll. 

• Stellen Sie gleiche oder ähnliche Produkte im Vorhinein zusammen. 

• Platzieren Sie bestimmte Produkte, beispielsweise verdorbene Lebensmittel, an einen separaten Ort.

• Überprüfen Sie, ob die einzelnen Artikeln beschriftet sind. 

Wenn Sie bereits vor der Inventur eine gute Übersicht schaffen, wird der eigentliche Prozess viel schneller ablaufen. 

3. Arbeiten Sie im Team

Wählen Sie verantwortungsvolle Mitarbeiter:innen aus, um die Inventur auf einer konsistenten Basis zu erledigen. Bestimmen Sie eine hauptverantwortliche Person, die daraufhin ein Team zusammenstellt und einen Plan macht, wann welche Person welche Aufgabe erledigt. 

Beziehen Sie sowohl erfahrene als auch neue Mitarbeiter:innen in den Prozess mit ein. Das erfahrene Personal ist mit den Lagerbeständen besser vertraut und kann die neuen Mitarbeiter:innen einlernen. Neues Personal hingegen verfügt oft über einen anderen Blickwinkel und kann frischen Wind in den Inventurprozess bringen. Je größer der Gastrobetrieb und dessen Lagerbestände, desto mehr Mitarbeiter:innen sollten Sie auch für die Inventur einplanen. 

4. Reden Sie mit Ihren Mitarbeiter:innen über die Inventur

Wenn Ihre Mitarbeiter:innen Interesse am Inventur-Management bekommen sollen, machen Sie es nicht nur zu einer obligatorischen Sache. Machen Sie es stattdessen zu etwas, worin sie einen Mehrwert sehen. Sie können die Inventur auch mit anderen Aufgaben kombinieren, die von Ihren Mitarbeiter:innen ohnehin regelmäßig erledigt werden müssen. Wer ist zum Beispiel für den Umlaufbestand zuständig, um Ihren First In-First Out-Umlauf aufrechtzuerhalten? Könnte diese Person auch die Inventur erledigen?

Teilen Sie mit Ihren Mitarbeiter:innen die Ergebnisse aus den Analysen der Inventur und den Verkaufszahlen, zum Beispiel mit einer Renner-Penner Statistik. So machen Sie ersichtlich, dass die auf den ersten Blick mühsame Aufgabe einen Vorteil hat und Sie erhöhen die intrinsische Motivation Ihrer Mitarbeiter:innen, die Inventur sorgfältig zu erledigen. 

Bleiben Sie als Manager:in aber auch selbst am Inventur-Vorgang beteiligt. Warenwirtschaft sollte nicht sorglos in die Hände anderer gelegt und dann vom Management ignoriert werden. Als Manager:in sollten Sie sich nicht im Büro verkriechen. Spielen Sie eine aktive Rolle, indem Sie den Prozess durchgehend begleiten und regelmäßig nachfragen.

5. Planen Sie vorausschauend und ressourcenschonend

Wenn Sie zu viel bestellen, wird dies in Lebensmittelverschwendung enden. Das hat wiederum zur Folge, dass sich Ihr Nettoprofit verringert. Weniger Profit bedeutet, dass Angestellte Gefahr laufen, gekürzt zu werden – oder im schlimmsten Fall sogar gekündigt zu werden. Aber auch bei zu geringen Bestellungen werden Ihnen früher oder später die Produkte ausgehen. Das vermindert das Vertrauen der Kund:innen und endet in einem Rückgang. Weniger Kund:innen bedeuten wiederum weniger Profit, was bedeutet – Sie haben es vermutet – Mitarbeiter:innen werden gekürzt. Mit einer sorgfältigen Inventur können diese Fehler vermieden werden. Neben Verschwendung lassen sich auch andere Faktoren wie Schwund und Diebstahl durch den Inventurprozess feststellen.

Besonders in Krisenzeiten ist es wichtig, dass Sie den Inventurprozess nicht vernachlässigen. Durch eine gute Inventur vermeiden Sie übermäßige Bestellungen, auf denen Sie im schlimmsten Fall sitzen bleiben könnten. Damit das nicht passiert, können Sie in regelmäßigen Abständen vereinzelte Stichprobeninventuren durchführen. Diese haben den Vorteil, dass sie weniger Zeit- und Personalaufwand mit sich bringen. So bekommen Sie einen genauen Überblick über Ihre Lagerbestände und behalten auch in der Krise weiterhin ein effizientes Lagermanagement bei. 

6. Nutzen Sie die Digitalisierung

Früher wurde die Inventur von Restaurants komplett manuell gemacht, was riesige Stapel Papier produziert hat. Kein Wunder, dass sich niemand die Zeit nahm, diese ernsthaft durchzusehen, geschweige denn zu analysieren. Die Verbreitung von PCs und die Möglichkeit des Einsatzes von Tabellenkalkulationsprogrammen haben diesen Prozess stark verbessert. Aber im Zeitalter der Digitalisierung ist auch die Nutzung von Tabellenkalkulationen in Bezug auf die Warenwirtschaft eher überflüssig und altmodisch geworden. 

Natürlich können Sie Tabellenkalkulationen einsetzen, um Preisschwankungen und Muster in der Nutzung Ihrer Artikel zu erkennen und versuchen, vorausschauend zu bestellen. Trotzdem ist und bleibt dies ein überaus langweiliger Prozess, der Stunden oder Tage voller händischer Tabellierung bedeutet und Möglichkeiten für Rechenfehler zulässt. 

Mithilfe einer zuverlässigen Inventur-Software, können Sie Ihre Lagerbestände genau im Blick behalten. Durch die Verknüpfung mit dem Kassensystem werden die verkauften Getränke und Speisen automatisch mit denen im Lager abgeglichen. So wissen Sie genau, welches Produkt wie oft verkauft wurde. Sollten Ihre Warenbestände zu niedrig sein, werden Sie sofort vom System benachrichtigt und erhalten Vorschläge, welche Produkte nachbestellt werden sollten. Sie können jederzeit Zahlen, Reportings und Bewertungen einsehen, die Ihnen dabei helfen, Einsparungspotenziale zu identifizieren. 

7. Lernen Sie aus den Zahlen 

Viele Gastronom:innen scheitern daran, etwas mit ihren Inventurzahlen zu tun, das über mehr oder weniger Bestellungen von einzelnen Artikel hinausgeht. Der Grund ist verständlich: Abseits von Software oder Diensten, die bei der Analyse unterstützen, ist die Verarbeitung der Daten zu kompliziert.

Die Inventur zu erledigen und nichts damit anzufangen, ist wohl schlimmer, als sie gar nicht zu machen. Sie verschwenden mit dem Vorgang nicht nur viele Arbeitsstunden, sondern zeigen Ihren Mitarbeiter:innen durch die Nichtnutzung der erhaltenen Informationen, dass diese Aufgabe bedeutungslos ist.

Anstatt die Inventurliste einfach an die Wand zu hängen, analysieren Sie Ihre Zahlen kritisch und verwenden Sie diese! Erklären Sie Ihren Mitarbeiter:innen was verbessert wurde – wie zum Beispiel, dass die Lebensmittelverschwendung deutlich reduziert wurde. Wenn Ihre Mitarbeiter:innen sehen, dass Sie diese Zahlen für etwas Sinnvolles nutzen, werden sie die Wichtigkeit für den Inventur-Management-Prozess des Restaurants erkennen und die Arbeit gewissenhaft durchführen.

Die nächste Inventur kann kommen

Auch wenn der Prozess der Inventur auf den ersten Blick sehr mühsam und zeitaufwändig erscheint, bleibt er dennoch unverzichtbar für den Erfolg Ihres Gastronomiebetriebs. Sie sparen damit nicht nur einen erheblichen Teil der Betriebskosten ein, sondern behalten auch die Kontrolle über Ihre Lagerbestände. Durch den Einsatz einer digitalen Inventursoftware können Sie sich den Prozess um ein Vielfaches erleichtern. Planen Sie die Bestandsaufnahme bereits im Vorfeld und sprechen Sie diese in jedem Fall mit Ihrem Team ab. Dann steht einer erfolgreichen Inventur nichts mehr im Wege und Sie werden sehen, dass diese Aufgabe viel einfacher sein kann, als Sie denken. Wir wünschen gutes Gelingen!

 Dieser Artikel wurde ursprünglich am 30.01.2017 veröffentlicht und am 21.12.2021 aktualisiert.