4 Tipps, um den Einkauf in der Gastronomie zu optimieren

Telefon, E-Mail oder Online-Shop: Es gibt verschiedenste Möglichkeiten, um Produkte für den eigenen Gastrobetrieb zu bestellen. Doch diese Vielfalt an Optionen bringt die ein oder andere Herausforderung mit sich.

Das ist auch etwas, was Kund:innen in Gesprächen mit uns immer wieder beschrieben haben. So hat zum Beispiel das Systemgastronomie-Unternehmen Peter Pane berichtet, dass seine Mitarbeiter:innen mehrere Webshops sowie E-Mails nutzten, um Bestellungen zu erledigen. Dies nahm nicht nur viel Zeit in Anspruch, sondern sorgte auch für weniger Überblick.

Nun verwenden sie in den Restaurants eine Plattform für alle Bestellungen, wodurch der Bestellprozess einfacher und bequemer abläuft. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen 4 Tipps, mit denen auch Sie in Ihrem Betrieb den Einkauf optimieren und so die Kontrolle über Ihre Bestellungen behalten können.

1. Schaffen Sie Überblick, indem Sie ein zentrales, digitales System zum Bestellen verwenden
2. Standardisieren Sie Ihre Prozesse und vereinfachen Sie die Arbeit
3. Bleiben Sie up to date, was Ihren Lagerbestand betrifft
4. Sorgen Sie für eine verbesserte Warenannahme und Kontrolle

1. Schaffen Sie Überblick, indem Sie ein zentrales, digitales System zum Bestellen verwenden

Wie zu Beginn des Artikels bereits erwähnt, gibt es verschiedene Möglichkeiten, wie Sie Ihre Waren in der Gastronomie bestellen können. Bei Ihrem Großhändler und Getränkelieferanten verwenden Sie dafür zum Beispiel den Onlineshop, während Sie Obst und Gemüse bei Ihrem regionalen Lieferanten per Telefon bestellen. Dazu kommen noch Bestellungen von Non-Food Artikeln. Diese erledigen Sie beispielsweise über einen Ordersatz, den Sie ausdrucken, aus­füllen und eingescannt an den Händler zurückschicken.

Bei so vielen unterschiedlichen Kanälen fällt es nicht immer so leicht, den Überblick zu behalten. Was sich stattdessen anbietet: Ein einziges System, um den gesamten Einkauf zu managen.

Dabei erweisen sich vor allem digitale Bestellplattformen als nützlich. Mit diesen lassen sich von den regionalen Obst- und Gemüsehändlern bis zu den Getränkelieferanten alle Zulieferer über Schnittstellen anbinden. So sehen Sie auf einen Blick alle Bestellungen an einem Ort und gewinnen einen Überblick über Ihren Einkauf.

2. Standardisieren Sie Ihre Prozesse und vereinfachen Sie die Arbeit

Egal ob Sie einen kleinen Betrieb oder ein Gastro-Unternehmen mit mehreren Standorten haben: Eine erfolgreiche Beschaffung steht und fällt mit einheitlichen und standardi­sierten Abläufen. Deshalb ist es wichtig, dass Sie sich die Zeit dafür nehmen, Standard­verfahren und Richtlinien für den Bestellprozess einzuführen.

Dies bezieht sich einerseits darauf, an welchen Tagen Sie bei welchen Lieferanten bestellen. Definieren Sie dafür fixe Tage und geben Sie genaue Anweisungen. Zum Beispiel: Jeden Dienstag und Freitag werden Bestellungen beim Obst- und Gemüsehändler aufgegeben. Bestellungen beim Getränkelieferanten und beim Großhandel werden einmal in der Woche am Freitag erledigt. Die bestellten Produkte werden jeden Montag und Donnerstag geliefert.

Andererseits können Sie auch Abläufe in der Beschaffung mittels digitaler Softwarelösungen standardisieren. Oft bieten diese Plattformen diverse Möglichkeiten, mit denen Sie verschie­dene Faktoren einstellen können, wie das Festlegen von Sortimentseinschränkungen oder das Vergeben von Berechtigungen. So bestimmen Sie, welche Mitarbeiter:innen Bestellungen erledigen können und was bestellt werden soll. Dadurch lassen sich falsche Bestellungen vermeiden und Fehlerquellen reduzieren.

3. Bleiben Sie up to date, was Ihren Lagerbestand betrifft

Damit Sie nur das bestellen, was auch benötigt wird, sollten Sie stets den Echtzeit-Lager­stand Ihres Betriebes kennen. So vermeiden Sie nicht nur Überbestellungen und Food Waste, sondern verhindern auch leere Regale in Ihrem Lager.

Mithilfe eines digitalen Warenwirtschaftssystems, das im besten Fall mit Ihrer Bestellplattform vernetzt ist, lässt sich dies einfach ermitteln. Der Vorteil der Verknüpfung: Alle Informationen sind immer transparent und lückenlos verfügbar.

Das Ganze wird abgerundet, indem Ihr Kassensystem ebenfalls an die Software angebunden ist. Dadurch erhalten Sie einen transparenten Überblick vom Einkauf bis zum Verkauf. Bei einer Bestellung im Restaurant werden die einzelnen Produkte automatisch im System verbucht und so im Lager aktualisiert. Dies sorgt nicht nur für eine Vereinfachung in der Beschaffung, sondern bietet auch eine Unterstützung im Lagermanagement.

4. Sorgen Sie für eine verbesserte Warenannahme und Kontrolle

Alle bisher genannten Tipps zahlen sich nur dann aus, wenn Sie auch dafür sorgen, die neu gelieferte Ware sorgfältig zu prüfen und zu kontrollieren. Durch eine gründliche Warenannahme verbessern Sie nicht nur den gesamten Beschaffungsprozess, sondern haben auch die Kontrolle darüber, welche Waren in Bezug auf Qualität und Quantität herein­kommen.

Folgende Punkte sollten Sie beachten, um die Warenannahme zu verbessern:

	Vergleichen Sie den Lieferschein mit dem Bestellschein. Stimmen Angaben wie Menge, Gewicht und Preis überein? Wurde die Ware geliefert, die Sie bestellt haben? Seien Sie hier sehr genau und nehmen Sie sich Zeit, um alle Daten zu prüfen.
	Kontrollieren Sie die Qualität und Frische der Waren. Sind die Verpackungen sauber, trocken und unbeschädigt? Weisen die Lebensmittel einen produkttypischen Geruch und ein typisches Aussehen auf?
	Achten Sie auf das Mindesthaltbarkeits- bzw. Verbrauchsdatum. Während das Mindesthaltbarkeitsdatum aussagt, wie lange die Ware mindestens haltbar ist, gibt das Verbrauchsdatum an, bis wann das Produkt spätestens verzehrt werden muss. Letzteres steht auf leicht verderblichen Produkten wie Fisch oder Fleisch. Ist dieses Datum überschritten, muss die Ware entsorgt werden.
	Messen Sie die Temperatur der Lebensmittel. Um zu überprüfen, ob die Kühlkette unterbrochen wurde, müssen Sie die Temperatur der kühlpflichtigen Lebensmittel ermitteln. Prüfen Sie hierfür den Temperaturschreiberausdruck bzw. führen Sie eine zusätzliche Kontrolle mit speziellen Thermometern durch.
	Dokumentieren Sie Mängel und Abweichungen. Wenn Sie bei den Lebensmitteln Mängel oder Abweichungen feststellen, müssen Sie diese genau dokumentieren und sofort dem Lieferanten melden.

Mehr Überblick in der Beschaffung mit diesen 4 Tipps

Die Beschaffung ist ein wichtiger Aufgabenteil eines Gastrobetriebes. Ihr Bestellprozess hängt dabei maßgeblich von der Wahl des Systems ab, mit dem Sie den Einkauf managen. Eine Lösung, die digital und vernetzt ist, schafft dabei die optimalen Rahmenbedingungen. Dadurch stellen Sie sicher, dass Sie nur die Waren bestellen, die Sie benötigen und behalten den Überblick und die Kontrolle über die Beschaffung.