Concept Family

Mit Leidenschaft und Digital­isierung zum Gastro-Erfolgs­konzept

1990 eröffnete das erste Concept Family Restaurant in München. Dies brachte nicht nur mexikanisches Flair und Kulinarik nach Deutschland, sondern legte damit auch den Grundstein für eine erfolgreiche Expansion in der Systemgastronomie. Mittlerweile zählt die Concept Family mehr als 70 Betriebe mit fünf unterschiedlichen Konzepten sowie mehreren lokalen Großprojekten – von mexikanischer Küche über Pasta und Pizza bis hin zur traditionell bayerischen Wirtshausküche.

Trotz der Verschiedenheit der einzelnen Konzepte steht bei allen eine Sache klar im Vordergrund: Gastgeber aus Leidenschaft mit einem Gespür für gastronomische Trends. Es kommt deshalb nicht von ungefähr, dass das Thema rund um Digitalisierung eine bedeutende Rolle im Unternehmen spielt.

Das ist auch etwas, was Daniel Gantenberg, Vorstand der Concept Family, an der Gastrobranche besonders spannend findet – vor allem in Bezug auf das Controlling. „Die voraus­schauende Steuerung anhand von Zahlen wird in der Gastronomie immer wichtiger. Für uns war die Digitalisierung in den vergangenen Jahren immer ein Fokusthema, um auch künftig ganz vorne mit dabei zu sein“, erklärt Daniel.

Eine Software, viele Vorteile

Bereits vor einigen Jahren haben sich Daniel und die weiteren Vorstände des Unternehmens damit beschäftigt, wie sie das Thema Warenwirtschaft in den Betrieben optimal abbilden können. Sie haben sich verschiedene Tools angesehen, konnten aber keine geeignete Lösung finden, da die meisten Systeme sehr IT-lastig aufgesetzt waren.

Und genau hier ist FoodNotify ins Spiel gekommen. Die Lösung überzeugte nicht nur im Design, sondern stach auch durch eine einfache Bedienung hervor.

2017 fiel der Startschuss für die Erfolgsgeschichte. So richtig in Fahrt kam das Thema während des durch Corona verursachten Lockdowns im Jahr 2020. Das Unternehmen hat die Zeit genutzt, um sämtliche Abläufe in Küche und Bar zu hinterfragen und diese durch Digitalisierung zu verbessern. So konnte das Systemgastronomie-Unternehmen in seinen Betrieben mehrere Prozesse und Bereiche mit den Lösungen von FoodNotify optimieren.

Einkauf

Zuvor hatten die Betriebe mehrere Möglichkeiten, um ihre Produkte zu bestellen. Dies hatte Fehl­bestellungen und hohe Ausgaben zur Folge. Benötigt wurden standardisierte Abläufe, Transparenz und Übersicht in den Bestellungen. Nun steht den Betrieben eine Plattform zur Verfügung, mit der sie ihre Bestellungen bei allen Lieferanten erledigen können.

Ein weiterer Vorteil: Durch die Verknüpfung mit der Warenwirtschaft kennen die Mitarbeiter:innen stets den aktuellen Lagerbestand und wissen dadurch, wie viel Ware im Lager ist und welche Produkte sie noch bestellen müssen.

Wareneinsatz

Bevor der Systemer FoodNotify eingeführt hat, erfolgte die Kalkulation der Gerichte manuell. Nun setzt das Unternehmen auf Wareneinätze, die für jede Speise und jedes Getränk automatisch berechnet werden. Sollte sich der Wareneinsatz erhöhen, gibt das System eine Warnmeldung ab. Für Daniel ist das eine sehr gute Lösung, da die Betriebe schneller reagieren und sich anpassen können.

Allergene und Speisekarten

Ein weiteres Thema, das die Concept Family mit FoodNotify digital und einfach abbilden kann, betrifft das Management rund um Allergene, Nährwerte und Co. Dank den Artikeldaten der Lieferanten sind diese Informationen immer verfügbar und up to date. Diese werden automatisch bei allen Rezepten angegeben und können auch in den Speise- und Wochenkarten angezeigt werden. 

Controlling

Bei so vielen Betrieben ist es für das Unternehmen wichtig, Übersicht und Kontrolle zu bewahren. So stimmt Melanie Muth, Konzeptmanagerin Wilma Wunder, zu, dass durch die Einführung von FoodNotify die Kommunikation sowie die Prozesse einfacher, klarer und transparenter ablaufen. Auch Daniel merkt einen entscheidenden Unterschied, was das Controlling betrifft. Sämtliche Bereiche und Abläufe lassen sich ohne Wissensverlust und automatisiert tagtäglich steuern und anpassen.

Schrittweise zum Erfolg

Die Dauer und der Aufwand, ein neues System in einem Unternehmen einzuführen, werden oft unterschätzt. Für die Concept Family war es jedoch von Anfang an klar, dass genügend Zeit und Ressourcen benötigt werden, damit es das Projekt zum Erfolg bringen kann. Die Beteiligten wussten: Sie haben zwar einen gewissen administrativen Aufwand, aber wenn das Tool eingeführt ist, bekommen sie eine große Unterstützung.

Das nächste Projekt: Ghost Kitchen

Was die Pläne für die nähere Zukunft betrifft, sieht das Systemgastronomie-Unternehmen einen Fokus auf Ghost Kitchen. Die Basis dafür wurde im Lockdown gelegt, als das Unternehmen damit angefangen hat, das Lieferdienst-Geschäft in den Betrieben verstärkt aufzunehmen. Der Systemer hat die im Delivery-Bereich gesammelten Erfahrungen in Kombination mit den technischen Voraussetzungen und dem Know-how sowie der Marke dahinter genutzt, um das Konzept Ghost Kitchen aufzubauen.

Für die Umsetzung haben die Beteiligten die notwendigen Küchenabläufe angepasst und eine eigene Abteilung im Unternehmen gegründet, die sich rein spezialisiert mit Ghost Kitchen beschäftigt. Es handelt sich somit um eine eigene Aufgabe, die vom eigentlichen Restaurantbetrieb losgelöst ist. Für das Unternehmen ergeben sich zwei Möglichkeiten, wie es das Potenzial von Ghost Kitchen nutzen kann:

• Bestehendes Restaurant möchte ins Lieferdienst-Geschäft einsteigen: Wenn das Interesse an Delivery besteht, aber es im Betrieb nicht umgesetzt werden kann, bietet sich die Möglichkeit, eine Ghost Kitchen zu implementieren. So wird nicht nur das Konzept des jeweiligen Restaurants abgebildet, sondern auch alle weiteren Konzepte des Systemers.
  
  
• Externer möchte ins Lieferdienst-Geschäft einsteigen: Wenn eine externe Person die Marke hinter der Concept Family spannend findet und Interesse an Delivery hat, kann dieser Nachfrage ebenfalls mit einer Ghost Kitchen nachgekommen werden.

Ein Hoch auf die Digitalisierung

Egal ob nun Ghost Kitchen oder traditionelles Restaurant – bei beiden Konzepten setzt die Concept Family auf die Digitalisierung und die Lösungen von FoodNotify, um die Prozesse zu managen. Denn: Alle Vorteile der Software, die das Unternehmen in den einzelnen Restaurants hat, genießt es auch bei Ghost Kitchen.

Für das Unternehmen ist klar, dass es mit der Fokussierung auf Digitalisierung seit einigen Jahren den richtigen Weg gewählt hat. Insbesondere für Franchisepartner:innen, Mitarbeiter:innen aber auch für das Management lässt sich der Nutzen erkennen. Mithilfe von digitalen Tools gewinnt Daniel Freiräume, um die Konzepte weiterzuentwickeln, strategisch voranzutreiben und vorausschauend zu steuern. Zudem lassen sich wertvolle Ressourcen einsparen, die stattdessen in das Optimieren der Betriebe oder in die Unterstützung der Franchisenehmer:innen vor Ort investiert werden können.

Eine verlässliche Partnerschaft

Melanie und Daniel schätzen die professionelle Zusammenarbeit mit FoodNotify. Das heißt beispielsweise konkrete und feste Ansprechpartner, die immer versuchen, pragmatisch und schnell zu helfen. „Es ist von Anfang an ein Miteinander auf Augenhöhe. Das Team von FoodNotify hatte immer ein offenes Ohr für Besonderheiten sowie spezielle Wünsche und hat immer lösungsorientiert gedacht und gehandelt“, fügt Daniel hinzu.