Vermeiden Sie diese 7 häufigen Finanzfehler in der Gastronomie und erfahren Sie, wie Sie Ihren Betrieb erfolgreich führen.
Gutes Essen, eine tolle Atmosphäre und ein exzellenter Service allein reichen heute nicht aus, um ein erfolgreiches Restaurant zu führen. Ohne ein solides Finanzmanagement und eine genaue Kalkulation in der Gastronomie geraten viele Betriebe in finanzielle Schwierigkeiten.
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, welche 7 Finanzfehler häufig in der Gastronomie gemacht werden und wie Sie diese in Ihrem Betrieb effektiv vermeiden können:
1. Fehler in der Kalkulation
2. Zu viel Food Waste
3. Fehlendes Liquiditätsmanagement
4. Unrealistische Personalplanung
5. Fehler im Marketing
6. Unzureichende Buchhaltung und Planung
7. Gefährliche Vertragsfallen
Die Preiskalkulation in der Gastronomie ist eine Herausforderung – es reicht nicht aus, sich nur auf sein Bauchgefühl zu verlassen. Wer bei der Preisgestaltung von falschen Annahmen ausgeht, übersieht schnell versteckte Kosten und die Preise auf der Speisekarte sind entweder zu hoch oder zu niedrig angesetzt.
Für die richtige Kalkulation in Ihrer Gastronomie müssen Sie folgende Einflussfaktoren kennen:
In Zeiten ständig steigender Kosten und eines hart umkämpften Marktes ist eine genaue Kalkulation für Ihre Gastronomie überlebenswichtig. Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Preise und berücksichtigen Sie sowohl fixe als auch variable Kosten, um eine gesunde Marge zu gewährleisten.
Nutzen Sie digitale Lösungen, um Ihren Wareneinsatz sowie alle relevanten Kennzahlen stets im Blick zu behalten. Besonders hilfreich sind Tools, die Ihnen automatisch Vorschläge für rentablere Preisgestaltungen machen und aktuelle Kostenentwicklungen einbeziehen.
Zusätzlich können regelmäßige Kalkulationsanalysen helfen, versteckte Kosten früh zu erkennen. Schulen Sie außerdem Ihr Team in wirtschaftlichem Denken, damit alle Mitarbeiter:innen verstehen, warum eine präzise Kalkulation essenziell für den Erfolg Ihres Betriebs ist.
Wussten Sie, dass 40 % der verschwendeten Lebensmittel in der Gastronomie anfallen? Vor allem sind Tellerreste ein Übeltäter, denn sie tragen in vielen Betrieben erheblich zur Verschwendung von Lebensmitteln bei.
Von Fehlkäufen über falsche Lagerung bis hin zu mangelnder Vorbereitung: Food Waste kann in vielen Bereichen entstehen. Das schadet nicht nur der Umwelt, sondern belastet auch den Geldbeutel. Denn: Lebensmittelkosten machen einen großen Teil Ihrer Ausgaben aus.
Um die Menge an Food Waste in Ihrem Betrieb in den Griff zu bekommen, gibt es viele Möglichkeiten – angefangen bei der Beschaffung. Mit digitalen Tools, wie FoodNotify, können Sie auf einer einzigen Plattform Fehl- und Überbestellungen vermeiden und genau nach Bedarf bestellen.
Auch bei Ihren Rezepten sind digitale Lösungen eine echte Hilfe. Ihre Zutaten werden grammgenau berechnet, Produktionsverluste verfolgt und der CO2-Fußabdruck Ihrer Rezepte berechnet.
Ein smartes Lagermanagement unterstützt Sie außerdem dabei, auf Basis Ihres Echtzeit-Lagerbestandes zu bestellen und Ihren Food Waste genau zu verfolgen. So optimieren Sie Ihre Warenwirtschaft und stellen sicher, dass Sie bedarfsgerecht planen.
Binden Sie Ihr Team aktiv in Maßnahmen zur Reduktion von Food Waste ein. Regelmäßige Schulungen und interne Wettbewerbe zur kreativen Resteverwertung können das Bewusstsein für nachhaltiges Arbeiten stärken.
Eine weitere Möglichkeit Food Waste zu vermeiden ist, Ihre Speisekarte anzupassen und verschiedene Portionsgrößen anzubieten. Sollten dennoch Reste übrig bleiben, können Ihre Gäste diese in einem Doggy Bag mit nach Hause zu nehmen.
Hohe Betriebskosten, schwankende Umsätze und unerwartete Ausgaben sind für viele Gastronomiebetriebe eine echte Herausforderung. Ein schlechtes Liquiditätsmanagement kann häufig zu Cashflow-Problemen – und im schlimmsten Fall sogar zur Insolvenz führen.
Die Liquidität Ihres Betriebes dient als Puffer für Zeiten, in denen Ihre Einnahmen nicht ausreichen, um alle laufenden Kosten zu decken. Eine vorausschauende Planung ist also notwendig, um sowohl Ihre Zahlungsfähigkeit als auch die finanzielle Stabilität Ihres Unternehmens langfristig zu sichern.
Ein gut durchdachter Liquiditätsplan kann Ihnen dabei helfen, finanzielle Probleme vorherzusehen und Ihre Ausgaben besser zu kontrollieren. Er ist die perfekte Grundlage, um bessere Entscheidungen für Ihre Gastro zu treffen. Eine gute Planung macht es auch einfacher, Möglichkeiten zur Verbesserung Ihres Cashflows zu erkennen und so von langfristigem Erfolg zu profitieren.
Behalten Sie stets einen klaren Überblick über Ihren Cashflow und erstellen Sie regelmäßig Liquiditätsprognosen. Überwachen Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben täglich, um Engpässe so gut wie möglich zu vermeiden.
Verzichten Sie bei der Dokumentation auf manuell ausgefüllte und fehleranfällige Excel-Tabellen. Von Buchhaltungssoftwarelösungen bis hin zu Analysetools für Ihre Einnahmen und Ausgaben: Innovation und Technologie sind der Schlüssel zum Erfolg, um Ihre Daten genau zu erfassen und effektiv zu nutzen.
Verfolgen Sie auch Ihre KPIs, um Ihre Fortschritte zu überwachen, und erstellen Sie Diagramme oder andere visuelle Darstellungen, um diese Informationen zu veranschaulichen. Dies kann bei Investitions- und Finanzentscheidungen eine große Hilfe sein.
Haben Sie schon einmal an einem ruhigen Tag zu viel oder an einem hektischen Abend zu wenig Personal eingeplant? Eine falsche Personalplanung führt nicht selten zu unnötigen Kosten und unzufriedenen Gästen.
Die Personalkosten zählen zu den größten Ausgaben in der Gastronomie. Aus diesem Grund ist eine genaue Planung wichtig – denn nur so lassen sich Überstunden vermeiden, Leerlaufzeiten reduzieren und sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter:innen optimal eingesetzt werden.
Ihre Mitarbeiter:innen sind ein wichtiger Erfolgsfaktor in Ihrem Gastronomiebetrieb. Deshalb ist es wichtig, sie nicht zu überfordern und ihre Kapazitäten richtig einzusetzen.
Planen Sie Ihr Personal dafür flexibel – der Planungszeitraum sollte nicht zu lang sein, da dies zu Ungenauigkeiten bei der Planung führt. Orientieren Sie sich bei der Planung auch an Verkaufszahlen aus der Vergangenheit.
Achten Sie außerdem darauf, Überstunden zu vermeiden und gegebenenfalls saisonale Spitzen, Tage mit hoher Nachfrage oder besondere Anlässe durch zusätzliches Personal optimal abzudecken.
Natürlich kann nicht immer alles nach Plan laufen. Aber mit einer guten Personalplanung können Sie kurzfristig und schnell auf Veränderungen reagieren.
Das beste Essen und das schönste Ambiente nützen wenig, wenn Ihre potenziellen Gäste nichts davon wissen. Gutes Marketing ist in der Gastronomie entscheidend, um neue Gäste zu gewinnen.
Viele Betriebe investieren jedoch häufig in ziellose Werbung, die nicht auf ihre Zielgruppe abgestimmt ist, wodurch Marketingbudgets ineffektiv eingesetzt werden.
Ein weiterer Fehler ist ein schlecht gepflegter Internetauftritt. Ohne eine professionelle Website und einen optimierten Google-My-Business-Eintrag bleibt Ihr Restaurant für viele potenzielle Gäste unsichtbar.
Auch der Umgang mit Bewertungen spielt hier eine wichtige Rolle: Wer nicht aktiv darauf reagiert, riskiert, seinen Ruf zu schädigen. Zudem wird das Potenzial von Social Media oft nicht ausgeschöpft, obwohl Plattformen wie Instagram oder Facebook eine hervorragende Möglichkeit bieten, neue Gäste zu gewinnen.
Eine starker Online-Auftritt ist für die Gastronomie in der heutigen Zeit nicht mehr weg zu denken. Stellen Sie sicher, dass Ihre Website alle wichtigen Informationen wie eine aktuelle Speisekarte, Öffnungszeiten und Reservierungsoptionen enthält.
Ein gepflegter Google-My-Business-Eintrag verbessert außerdem Ihre lokale Sichtbarkeit und zieht mehr Gäste an. Nutzen Sie Social Media gezielt, indem Sie regelmäßig ansprechende Bilder und Videos von Ihren Gerichten teilen, interaktive Inhalte wie Geschichten oder Gewinnspiele nutzen und sich mit Ihrer Community austauschen.
Reagieren Sie auch aktiv auf Bewertungen – bedanken Sie sich beispielsweise für positives Feedback und bieten Sie bei negativer Kritik konstruktive Lösungen an. So zeigen Sie Ihren Gästen, dass Ihnen ihre Meinung wichtig ist.
Um gezielt neue Gäste zu gewinnen, können auch Werbeanzeigen auf Facebook und Instagram helfen. Anschließend sind Kundenbindungsmaßnahmen, wie digitale Treueprogramme oder ein Newsletter wichtig. Sie sorgen dafür, dass Ihre Gäste gerne wiederkommen und bestens über Ihre Gastronomie informiert sind.
Fehlende Belege, verspätete Steuerzahlungen und unklare Finanzübersichten – eine schlechte Buchhaltung in der Gastronomie kann zu unerwarteten Steuerproblemen führen.
Besonders problematisch ist die Vermischung von privaten und geschäftlichen Finanzen, die eine genaue Beurteilung der betrieblichen Ausgaben erschwert. Ein weiteres Problem können verspätete Steuerzahlungen sein, die zu hohen Nachzahlungen oder sogar Strafen führen können.
Nutzen Sie digitale Buchhaltungslösungen, um Belege automatisch zu erfassen, Rechnungen zu verwalten und Zahlungen ohne manuelle Fehler zu verbuchen.
Von der Umsatzentwicklung über die Wareneinsatzquote bis hin zur Personalkostenquote: eine regelmäßige Finanzanalyse hilft Ihnen, den Überblick über Ihre Kennzahlen zu behalten. Setzen Sie auch auf Dashboards, die Ihre wichtigsten KPIs in Echtzeit zeigen, um Trends früh zu erkennen.
Ein:e Steuerberater:in kann Ihnen ebenfalls bei der Buchhaltung zur Seite stehen. So stellen Sie sicher dass Sie Steuervorteile optimal nutzen und Ihre Finanzbuchhaltung effizient organisieren. Auf diese Weise vermeiden Sie böse Überraschungen und haben Ihre Finanzen immer im Griff.
Die Wahl der richtigen Lieferanten spielt natürlich auch eine wichtige Rolle für den wirtschaftlichen Erfolg Ihres Gastronomiebetriebes. Doch Vorsicht: Ungünstige Vertragsbedingungen können schnell zu finanziellen Belastungen führen.
Lange Mindestlaufzeiten ohne flexible Kündigungsmöglichkeiten, unklare Preisanpassungsklauseln oder versteckte Zusatzkosten für Transport und Verpackung sind häufige Probleme in der Gastronomie.
Zudem verpassen viele Betriebe Einsparpotenziale, weil sie sich nicht die notwendige Zeit nehmen, Angebote zu vergleichen oder Verträge nachzuverhandeln.
Prüfen Sie Verträge vor der Unterzeichnung genau und verhandeln Sie wichtige Konditionen wie flexible Bestellmengen, transparente Preise und faire Kündigungsfristen.
Vergleichen Sie regelmäßig verschiedene Anbieter und prüfen Sie, ob bestehende Verträge noch den besten Konditionen entsprechen. Ein digitales Bestell- und Preisvergleichssystem kann Ihnen auch dabei helfen, den Markt im Blick zu behalten und unnötige Kosten zu vermeiden.
Besondere Vorsicht ist bei langfristigen Bindungen in Lieferantenverträgen geboten. Gerade in wirtschaftlich unsicheren Zeiten sind flexible Rahmenverträge oft sinnvoller als starre Vereinbarungen.
Eines ist klar: Die Gastronomie ist eine dynamische und herausfordernde Branche, in der schon kleine Fehler große finanzielle Auswirkungen haben können.
Doch mit einer genauen Kalkulation, einem durchdachten Liquiditätsmanagement, einer effizienten Personalplanung und gezielten Marketingstrategien lassen sich die häufigsten finanziellen Fehler in der Gastronomie leicht vermeiden.
Wer seine Finanzen jederzeit im Griff hat und vorausschauend handelt, ist auf dem besten Weg zu langfristigem Erfolg und einer wirtschaftlich stabilen Zukunft.
Erfahren Sie, wie Datenmanagement Food Waste reduziert, Kosten spart und Ihre Gastronomie nachhaltig optimiert – mit praktischen Tipps und Beispielen.
Erfahren Sie alles über das Franchise Modell in der Gastronomie, was Sie brauchen, um ein Restaurant als Franchise zu eröffnen und welche Unternehmen...
Erfahren Sie, wie Sie Ihren Erfolg mit präzisen Umsatzprognosen sichern können und lernen Sie effektive Schritte und Technologien zu deren Erstellung...